Stap je over van de eigen installatie naar AFAS Online? Dan is onderstaand document voor jou van toepassing. Voordat je de daadwerkelijke overstap gaat uitvoeren is er al contact geweest met Order en Planning. Als dat niet het geval is, neem dan contact op met je accountmanager!

Voorbereiding

Binnenkort ga je overstappen naar AFAS Online. Om goed voorbereid te zijn hebben wij de overstap op deze pagina in stappen uitgelegd.

  1. Bekijk de instructiefilm hiernaast;
  2. Controleer je omgeving op aanwezigheid van de autorisatiegroep 'APL', voorzien van alle Menu- en Autorisatierechten. Groep niet aanwezig? Voeg deze dan toe en voorzie deze groep van alle rechten, want zonder 'APL' groep zal de overstap vertraging geven;
  3. Maak een standaard reservekopie.
  4. Controleer het formaat van je reservekopie (zipfile); 
    Wanneer het bestand (zip) erg groot is zal de doorlooptijd langer worden en adviseren wij om de bijlagen van dossieritems eerst te 'archiveren'.  Zoek op de KnowledgeBase naar 'Archiveren van bijlagen bij dossieritems' voor extra informatie. Is dit van toepassing, dan moeten er uiteindelijk minimaal 2 zip-bestanden worden geüpload (productie omgeving & archief). Het archief zal dan worden geüpload dan nadat de omgeving beschikbaar is.
  5. Het aanleveren van de omgeving wijkt af van het filmpje. De juiste instructie staat hieronder (en ontvang je per mail).

Uploaden omgeving
Gebruik de link uit de mail om in de juiste 'workflow' te komen of open deze vanuit je order bij 'Uploads'.
Selecteer de zojuist gemaakte reservekopie via  '+ Selecteer bestanden'. Wij adviseren maximaal 10 bestanden per keer.

Zodra de bestanden zijn klaargezet (100%), kies je voor 'Bestanden aanleveren'.

LET OP! De knop komt een enkele keer beschikbaar terwijl de upload nog geen 100% voltooid is. Wacht dan ook met het bevestigen totdat de upload voor 100% is voltooid.

Testen van de omgeving op AFAS Online

Wij raden aan om te testen indien je met koppelingen werkt of een aangepast authenticatie in gebruik wil nemen.

Authenticatie

Bij AFAS online zijn er 2 keuzes: Authenticatie met een AFAS Online usernaam en wachtwoord (in de loop van 2017 wordt dit uitgebreid met 2-factor authenticatie) of authenticatie via de eigen Secure Token Service (zoals ADFS). Voor bedrijven met een eigen Active Directory die extra authenticatieregels en/of Singel Sign On willen organiseren voor de eigen medewerkers, adviseren we om een federatie met AFAS online aan te gaan. Zie hiervoor de KB met Singel Sign On.

Koppelingen

Heb je een koppeling tussen Profit en een ander programma die werkt via de connectoren of analyse? Lees onderstaande goed door.

  • Via de GET- en Update connectoren:
    • Verander in het externe programma de URL. Zoek voor de nieuwe (en meeste recente) URL op de KnowledgeBase naar "URL's van WebServices".
    • Werkte de koppeling eerder met een connector-gebruiker en wachtwoord (ook wel NTLM genoemd)? Op AFAS Online wordt alleen gebruik gemaakt van de veilige App Connectoren. Zoek op de KnowledgeBase "Overstap van NTLM naar App Connector".
  • Via Profit Analyses en export bestanden: 
    Dit kan blijven bestaan maar dan via andere commandline opdracht. zie de KB met "Analyse opslaan als cockpit Profit Communication Center"

Omgevingen

Door voorafgaand aan de definitieve overstap eerst een test te doen op AFAS Online, wordt de kans op een vlekkeloze overstap aanzienlijk vergroot. Zodra er een (proef)licentie beschikbaar is bij AFAS Online kan via de order een Profit reservekopie worden geüpload naar AFAS Online. In deze omgeving kan getest worden zoals het na de definitieve overstap ook zal moeten gaan werken.

Er zijn de volgende aandachtspunten voor de testomgeving:

  • Extra test omgeving:
    Indien gebruikers een AFAS Online wachtwoord hebben gekregen of een UPN code in geval van ADFS, blijven deze bewaard als de test omgeving blijft bestaan tot na de definitieve overstap. Dit is te realiseren door de testomgeving te kopiëren via de menukeuze: 'Algemeen - Omgeving - Beheer - Kopiëren'.
  • Nogmaals testen:
    Het is mogelijk om de overstap meerdere keren te testen. Maak een kopie van de huidige test omgeving en verwijder daarna de O12345AA omgeving. De nieuwe kopie zal dan weer als AA omgeving worden teruggezet. 

Moment van de overstap

Vandaag is het zover. De overstap naar AFAS Online zal gaan plaatsvinden. Dit betekent het aanleveren van de definitieve reservekopie.

Als je hebt getest, zorg ervoor dat de O12345AA omgeving niet meer aanwezig is. Maak eventueel een kopie van de test omgeving (als gebruikers reeds een wachtwoord of UPN code hebben) en verwijder de eerste (AA) omgeving. Dit doe je in Profit via 'Algemeen - omgeving - Beheer - Kopiëren en/of Verwijderen'. 

Nadat je de reservekopie hebt gemaakt kun je deze uploaden via de order in de klantportal. Zie hiervoor de procedure "Uploaden omgeving".

Het overzetten zal tijd kosten, maar wanneer de reservekopie tijdens kantoordagen voor 12:00 uur wordt aangeleverd dan zal de omgeving over het algemeen aan het einde van de middag beschikbaar zijn. 

Belangrijk om te weten

  • Overstappen naar AFAS Online kan als je werkt met Profit 2014 of hoger.
  • Ga niet meer werken in de lokale omgeving als de reservekopie is aangeleverd. Doe je dit wel, dan zal dit niet verwerkt zijn in de aangeleverde reservekopie.
  • Op AFAS Online ga je werken met de meest recente versie van Profit. Bekijk de releasenotes in de klantportal voor softwareaanpassingen.
  • Omdat de Profit omgeving naar een nieuwe database (SQL) overgezet wordt, is er nog geen caching opgebouwd. De omgeving zal in het begin misschien trager werken dan verwacht. Dit zal een normaal karakter aannemen nadat de omgeving meer wordt gebruikt.
  • Alle persoonlijke Profit instellingen (zoals het wachtwoord, opgeslagen filters in weergaven, weergave kolom instellingen e.d.) worden NIET opgeslagen in de reservekopie en worden naar de standaardinstelling teruggezet.
  • Er wordt altijd een nieuwe '12345.ADMIN' gebruiker toegevoegd aan de APL autorisatie groep (Waarbij '12345' staat voor je abonnementsnummer). Deze gebruiker vervangt daarmee je beheerder- of administrator-gebruiker. Bij meerdere gebruikers worden deze hernoemd naar '12345.huidigecode'. De rechten van de gebruikers blijven ongewijzigd.
    • De gebruikerscode heeft een maximum van 20 posities (het deelnemernummer telt hierin mee)
    • Mocht je de gebruikerscode opgenomen hebben in de vergelijkingswaarde bij signalen of in filters, dan zullen deze moeten worden aangepast.
  • De omschrijving van de reservekopie (zip-bestand) wordt de omschrijving van de omgeving. De omgevingscode (8 posities) is een vaste code met als opmaak O12345AA, O12345AB ... O12345ZZ.
    • NB: De omschrijving kan aangepast worden bij:
      • Overige omgevingen: Omgevingsnaam bij Omgevingsinstellingen.
      • Small Business omgeving: Administratie naam bij Administratie instellingen.

Na de overstap

Zodra de migratie is voltooid kun je inloggen en zullen er een aantal zaken aangepast moeten worden. Hieronder de meest voorkomende zaken.

Eerste keer inloggen

  1. Je ontvangt een e-mail zodra de omgeving beschikbaar is op AFAS Online, hierin verwijzen wij naar je order in de klantportal
  2. De gebruikersnaam van de beheerdersgebruiker 'AOL\12345.ADMIN' wordt als reactie in de order aangegeven. Het bijbehorende wachtwoord zal per mail of per SMS (indien mobiel nummer bekend) worden verstuurd; 
  3. Installeer het RDP bestand om toegang te krijgen tot Profit Windows.
  4. InSite instellen voor AFAS Online kun je geheel zelf uitvoeren. Zoek op de KnowledgeBase naar ''InSite instellen voor AFAS Online" voor extra informatie;

Inloggen van de collega's

Doordat het wachtwoord niet overgenomen kan worden zullen de collega's een nieuw wachtwoord moeten krijgen. Hiervoor heb je twee mogelijkheden.

  1. Je kunt handmatig wachtwoorden invoeren voor collega's vanuit beheerdersgebruiker in de autorisatietool of;
  2. Je collega's kunnen toegang krijgen tot Profit en InSite middels het inrichten van "wachtwoord vergeten" op InSite.

Collega's die naast InSite ook inloggen op Profit WIndows zullen uiteraard ook het RDP bestand moeten downloaden en installeren om toegang te krijgen.

Belastingdienst

Mocht je uitwisselen met de Belastingdienst dan moet je de communicatieprofielen deblokkeren. Zoek op de KnowledgeBase naar 'Communicatieprofielen’ voor extra informatie. Voer stap 1 t/m 4 uit. Bij meerdere omgevingen: wanneer er omgevingen zijn die de uitwisseling met de Belastingdienst doen vanuit een andere omgeving dan moet je dit in elke omgeving opnieuw instellen!

Mailserver

Je dient de 'mailserver' opnieuw in te stellen, Zoek op de KnowledgeBase naar 'Mailserver AFAS Online' voor extra info.

Analyses en Documenten

Voor gebruikers die 'Analyses en Documenten' moeten beheren maak je gebruik van de Profit Communication Center. Voor meer informatie klik hier.  Indien je analyses publiceert t.b.v. AFAS InSite dan dien je de publicatielocatie aan te passen aan een AFAS Online locatie. Zoek op de KnowledgeBase naar 'Cockpit (analyses) publiceren op InSite AFAS Online' voor extra informatie.

Signalen

Signalen en andere automatische taken dien je in te stellen cq. te controleren in het onderdeel 'geplande taken'. Zoek op de KnowledgeBase naar 'geplande taken' voor extra informatie.

Wachtrij

Op AFAS Online is de wachtrij functionaliteit standaard geactiveerd. Dit houdt in dat verschillende taken automatisch op de achtergrond worden uitgevoerd, terwijl jij op hetzelfde moment gewoon verder kunt werken!

  • Bekijk op deze pagina voor welke acties je de wachtrij gebruikt;
  • Lees hier hoe je de taken in de wachtrij raadpleegt.


Vragen?

Heb je nog vragen over de overstap neem dan eerst contact op met Karin of Ronald bij Order & Planning op 033-4343881 of kijk in de FAQ van AFAS Online voordat je contact opneemt met de afdeling Support.

Karin

Ronald





Publicatiedatum: 25-04-2016 17:02