Stap je over van de eigen installatie naar AFAS Online? Dan is onderstaand document voor jou van toepassing. Voordat je de daadwerkelijke overstap gaat uitvoeren is er al contact geweest met Order en Planning. Als dat niet het geval is, neem dan contact op met je salesmanager!

Voorbereiding | Testen | Moment van de overstap | Na de overstap

Voorbereiding

Binnenkort ga je overstappen naar AFAS Online. Om goed voorbereid te zijn hebben wij de overstap op deze pagina in stappen uitgelegd.

De overstap in beeld

  1. Bekijk de instructiefilm "De overstap in beeld"
  2. Controleer je omgeving op aanwezigheid van de autorisatiegroep 'APL', voorzien van alle Menu- en Autorisatierechten. 
    Groep niet aanwezig? Voeg deze dan toe en voorzie deze groep van alle rechten, want zonder 'APL' groep zal de overstap vertraging geven
  3. Maak een standaard reservekopie.
  4. Controleer het formaat van je reservekopie 
    Wanneer het bestand (zip) erg groot is, wordt de doorlooptijd langer. We adviseren dan om de bijlagen van dossieritems eerst te 'archiveren' (voor hulp, zie de help). Is dit van toepassing? Dan moeten er uiteindelijk minimaal 2 zip-bestanden worden geüpload (productie omgeving & archief). Het archief zal dan worden geüpload nadat de omgeving beschikbaar is.
  5. Upload de omgeving
  • Gebruik de link uit de mail om in de juiste 'workflow' te komen of open deze vanuit je order bij 'Uploads'. 
  • Selecteer de zojuist gemaakte reservekopie via  '+ Selecteer bestanden'. Wij adviseren maximaal 10 bestanden per keer.
  • Zodra de bestanden zijn klaargezet (100%), kies je voor 'Bestanden aanleveren'.
  • LET OP! Wacht met het bevestigen totdat de upload voor 100% is voltooid.

Testen van de omgeving op AFAS Online

Wij raden aan om te testen indien je met koppelingen werkt of een aangepast authenticatie in gebruik wil nemen.

Authenticatie

Bij AFAS online zijn er 2 keuzes: Authenticatie met een AFAS Online usernaam en wachtwoord of authenticatie via de eigen Secure Token Service (zoals ADFS). Voor bedrijven met een eigen Active Directory die extra authenticatieregels en/of Single Sign On willen organiseren voor de eigen medewerkers, adviseren we om een federatie met AFAS Online aan te gaan. Zie hiervoor de KB met Single Sign On.

Koppelingen

Heb je een koppeling tussen Profit en een ander programma die werkt via de connectoren of analyse? Lees onderstaande goed door.

Omgevingen

Door voorafgaand aan de definitieve overstap eerst een test te doen op AFAS Online, wordt de kans op een vlekkeloze overstap aanzienlijk vergroot. Zodra er een (proef)licentie beschikbaar is bij AFAS Online kan via de order een Profit-reservekopie worden geüpload naar AFAS Online. In deze omgeving kan getest worden zoals het na de definitieve overstap ook zal moeten gaan werken.

Er zijn de volgende aandachtspunten voor de testomgeving:

  • Extra test omgeving:
    Indien gebruikers een AFAS Online-wachtwoord hebben gekregen of een UPN-code (in geval van ADFS), blijven deze bewaard als de testomgeving blijft bestaan tot na de definitieve overstap. Dit is te realiseren door de testomgeving te kopiëren via de menukeuze: Algemeen - Omgeving - Beheer - Kopiëren.
  • Nogmaals testen:
    Het is mogelijk om de overstap meerdere keren te testen. Maak een kopie van de huidige testomgeving en verwijder daarna de O12345AA-omgeving. De nieuwe kopie zal dan weer als AA omgeving worden teruggezet. 

Moment van de overstap

Vandaag is het zover. De overstap naar AFAS Online zal gaan plaatsvinden. Dit betekent het aanleveren van de definitieve reservekopie.

Als je hebt getest, zorg ervoor dat de O12345AA omgeving niet meer aanwezig is. Maak eventueel een kopie van de testomgeving (als gebruikers reeds een wachtwoord of UPN code hebben) en verwijder de eerste (AA) omgeving. Dit doe je in Profit via Algemeen - omgeving - Beheer - Kopiëren en/of Verwijderen

Nadat je de reservekopie hebt gemaakt kun je deze uploaden via de order in de klantportal. Zie hiervoor de procedure "Uploaden omgeving" Het overzetten zal tijd in beslag nemen. Reken op maximaal 1 werkdag vanaf het moment van de bevestiging van uploaden. Factoren die meespelen zijn de omvang van de reservekopie en versie van Profit.


Belangrijk om te weten

  • Overstappen naar AFAS Online kan als je werkt met Profit 2016 of hoger.
  • Ga niet meer werken in de lokale omgeving als de reservekopie is aangeleverd. Doe je dit wel, dan zal dit niet verwerkt zijn in de aangeleverde reservekopie.
  • Op AFAS Online werk je altijd met de meest recente versie van Profit. Bekijk de releasenotes voor softwareaanpassingen.
  • Omdat de Profit-omgeving naar een nieuwe database (SQL) overgezet wordt, is er nog geen caching opgebouwd. De omgeving zal in het begin misschien trager werken dan verwacht. Dit zal een normaal karakter aannemen nadat de omgeving meer wordt gebruikt.
  • Er wordt altijd een nieuwe '12345.ADMIN' gebruiker toegevoegd aan de APL autorisatie groep (Waarbij '12345' staat voor je abonnementsnummer). Deze gebruiker vervangt daarmee je beheerder- of administrator-gebruiker. Bij meerdere gebruikers worden deze hernoemd naar '12345.huidigecode'. De rechten van de gebruikers blijven ongewijzigd.
    • De gebruikerscode heeft een maximum van 20 posities (het deelnemernummer telt hierin mee)
    • Mocht je de gebruikerscode opgenomen hebben in de vergelijkingswaarde bij signalen of in filters, dan zullen deze moeten worden aangepast.
  • Alle persoonlijke Profit Windows instellingen (zoals opgeslagen filters in weergaven, weergave kolom instellingen e.d.) worden alléén opgeslagen in de reservekopie als je overstap van Profit 6 of hoger
    Stap je over met een oudere Profit-versie dan wordt dit NIET opgeslagen in de reservekopie en worden deze naar de standaardinstelling teruggezet. 
  • De omschrijving van de reservekopie (zip-bestand) wordt de omschrijving van de omgeving. De omgevingscode (8 posities) is een vaste code met als opmaak O12345AA, O12345AB ... O12345ZZ. De omschrijving kan aangepast worden bij:
    • Small Business omgeving: Administratie naam bij Administratie instellingen.
    • Overige omgevingen: Omgevingsnaam bij Omgevingsinstellingen.

Na de overstap

Zodra de omgeving beschikbaar is via AFAS Online ontvangt de contactpersoon een mail ter bevestiging met de link naar de order op de Klantportal. In de order staat vervolgens de reactie over het inloggen op AFAS Online. Vanaf juli kan het zijn dat je direct overstapt op het nieuwe inloggen bij AFAS Online. Hieronder lees je de verschillen. 

Nieuwe inloggen -standaard-

Vanaf juli zal er ook gestart worden met het nieuwe inloggen op AFAS Online. Deze manier van inloggen vervangt het inloggen op AFAS Online met een RDP verbinding. In de order zal een reactie staan met welk e-mailadres en waar je kan inloggen. Er zal bij het nieuwe inloggen geen wachtwoord worden verstuurd.

Om collega's in te laten loggen gaan zij ook naar de inlogpagina zoals in de order vermeld. Zij doorlopen vervolgens hetzelfde proces. Komt de mail bij het doorlopen van de stappen niet binnen? Controleer dan of het mailadres die de collega invoert overeenkomt met het mailadres in de Profit omgeving. Deze moeten namelijk gelijk zijn.

Oude inloggen

In de order staat een reactie met de gebruikersnaam van de beheerder (de admin-user). Het bijbehorende wachtwoord versturen we per mail of per SMS (indien mobiel nummer bekend). Op AFAS Online log je in via het internet op je omgeving. Hiervoor heb je een RDP-bestand nodig die je download via: https://check.afasonline.com/. Kies voor Start Profit. Sla het RDP-bestand op, op je bureaublad, zodat je volgende keer direct kan inloggen.

Start je na de overstap met het oude inloggen dan zal je later dit jaar de overstap maken naar het nieuwe inloggen

Controle checklist na de overstap

Voor de vervolgstappen ga je naar de KnowledgeBase. De volgende belangrijke onderwerpen worden hierin doorgenomen:

  • Inloggegevens beheerder
  • InSite instellen
  • Mailserver inrichten
  • Taken inplannen
  • Communicatieprofielen inrichten
  • Profit Communication Center (PCC)
  • Cockpit (analyses) publiceren op InSite
  • Bestanden opslaan
  • Wachtrij autoriseren
  • Spread the word, instructies voor de medewerkers

Vragen?

Heb je nog vragen over de overstap neem dan eerst contact op met Karin of Ronald bij Order & Planning op 033-4343881 of kijk in de FAQ van AFAS Online voordat je contact opneemt met de afdeling Support.


Publicatiedatum: 25 april 2016 17:02