Juridische verklaring digitaal ondertekenen

AFAS biedt de mogelijkheid om documenten digitaal te ondertekenen met behulp van de 'AFAS Signing Service'.  Over deze oplossing is een Juridische verklaring uitgegeven door ICTRecht, met hierbij de volgende note:  “Het blijft altijd de verantwoordelijkheid van de klant om te (laten) onderzoeken of voor het te ondertekenen document nog aanvullende specifieke regelgeving geldt en om ervoor te zorgen dat de juiste middelen worden gebruikt om de identiteit van de ondertekenaar(s) vast te stellen.”

Digitaal ondertekenen 

Gebruikers van de AFAS Signing Service kunnen, met behulp van de AFAS Profit Workflow functionaliteit, een document uploaden dat ondertekend moet worden. De ondertekenaars worden geïdentificeerd (verificatie via e-mail, al dan niet in combinatie met SMS). Bij ondertekening worden de digitale gegevens van de ondertekenaar vastgehecht aan het bestand en gehast opgeslagen. Dit wordt verzegeld met een certificaat van QuoVadis. Als een digitaal verzegeld document gewijzigd wordt, wordt het zegel verbroken en vervallen daarmee de digitale handtekeningen die daarin zijn opgenomen.

Factsheet

ICTRecht heeft een factsheet opgesteld met daarin een stappenplan om het digitaal ondertekenen door te voeren binnen de organisatie. 

Veiligheid en rechtsgeldigheid 

Bijna álle overeenkomsten kunnen digitaal 

Het uitgangspunt in het contractenrecht is vormvrijheid. Een overeenkomst kan zowel schriftelijk, mondeling als dus ook elektronisch tot stand komen, zolang er maar sprake is van aanbod en aanvaarding. Voor sommige overeenkomsten eist de wet echter dat deze op schrift moet. Denk aan het kopen van een huis, een arbeidsovereenkomst met concurrentiebeding of het overdragen van auteursrechten.

Maar ook als er een schriftelijkheidsvereiste geldt, kan de overeenkomst meestal elektronisch gesloten worden. De wet vereist dat dan wel aan de volgende voorwaarden voldaan moet zijn:

  • overeenkomst moet raadpleegbaar zijn voor partijen;
  • authenticiteit moet in voldoende mate gewaarborgd zijn;
  • moment van totstandkoming (aanvaarding aanbod) moet vastliggen;
  • identiteit van partijen kan met voldoende zekerheid worden vastgesteld;
  • indien ondertekening een wettelijke eis is: een betrouwbare elektronische handtekening.

In Nederland hebben de elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen als een geschreven handtekening, mits de gebruikte methode voor ondertekening “voldoende betrouwbaar” is.

Met de AFAS Signing Service is dus verifieerbaar dat een bepaald persoon (identiteit) op een bepaald moment een bepaald document (totstandkoming) heeft ondertekend (elektronische handtekening) en wat de inhoud op dat moment was (raadpleegbaar) en dat de inhoud niet meer is gewijzigd (authenticiteit)

ICTRecht is van mening dat met de AFAS Signing Service een elektronische handtekening gezet kan worden in de zin van artikel 3(10) eIDAS Verordening.

ICT recht 

ICTRecht verleent al 15 jaar gespecialiseerd juridisch advies over ICT en internet. De medewerkers hebben unieke gespecialiseerde juridische en technische kennis en langdurige ervaring met onder andere privacy, e-commerce, digitaliseringstrajecten, security, informatietechnologie, telecommunicatie, hosting, continuïteitsoplossingen, de zorg, en inkoop. ICTRecht Detachering biedt inhouse ondersteuning om tijdelijk – of voor een langere periode – bedrijven te versterken op het gebied van ICT, privacy en recht.

 Daarnaast is ICTRecht een erkende opleidingsinstelling, welke is geaccrediteerd door de Nederlandse Orde van Advocaten.