AFAS Online

Overstappen


Stap je over van de eigen installatie naar AFAS Online? Dan is onderstaand document voor jou van toepassing.

Voordat je de daadwerkelijke overstap gaat uitvoeren is er al contact geweest met Order en Planning. Als dat niet het geval is, neem dan contact op met je salesmanager.


Voorbereiding

Voorbereiding

Binnenkort ga je overstappen naar AFAS Online. Om goed voorbereid te zijn hebben wij de overstap op deze pagina in stappen uitgelegd.

De overstap in beeld

1.

Bekijk de instructiefilm hierboven "De overstap in beeld".

2.

Controleer of de e-mailadressen bij de gebruikers gevuld zijn in de Profit omgeving (autorisatietool). 

Niet gevuld?

Vul deze dan vóór de overstap zodat er na de overstap ingelogd kan worden. Klik hier voor uitleg!

3.

Controleer je omgeving(en) op aanwezigheid van de autorisatiegroep 'APL', voorzien van alle Menu- en Autorisatierechten.

Is de groep niet aanwezig? Voeg deze dan toe en voorzie deze groep van alle rechten. Deze kan van pas komen als je ooit de admin user moet resetten.

4.

Maak een standaard reservekopie. Hoe je dat doet zie je in deze YouTube video.

Controleer het formaat van je reservekopie

Wanneer het bestand (zip) erg groot is, wordt de doorlooptijd langer. We adviseren dan om de bijlagen van dossieritems eerst te 'archiveren' (voor hulp, zie de help). Is dit van toepassing? Dan moeten er uiteindelijk minimaal 2 zip-bestanden worden geüpload (productie omgeving & archief). Het archief zal dan worden geüpload nadat de omgeving beschikbaar is.

5.

Upload de omgeving.

  • Gebruik de link uit de mail om in de juiste 'workflow' te komen of open deze vanuit je order bij 'Uploads'.
  • Selecteer de zojuist gemaakte reservekopie via '+ Selecteer bestanden'. Wij adviseren maximaal 10 bestanden per keer.
  • Zodra de bestanden zijn klaargezet (100%), kies je voor 'Bestanden aanleveren'. Wacht met het bevestigen totdat alle uploads 100% zijn voltooid als je meer dan 1 omgeving upload.
  • LET OP! Is de zip groter dan 10GB dan kan het na bevestigen van de upload lang(er) duren voordat de bevestiging is voltooid. De pagina ververst zodra de upload is voltooid.
Testen

Testen van de omgeving op AFAS Online?

Wij raden aan om te testen indien je met koppelingen werkt of een aangepast authenticatie in gebruik wil nemen. Vergeet niet de systeemeisen en platformondersteuning te controleren. 

Authenticatie

Bij AFAS Online zijn er 2 keuzes:

  • Authenticatie van AFAS Online op basis van twee-factorauthenticatie.
  • Via een eigen SSO. Gebruik deze manier als er binnen de organisatie al gebruik van wordt gemaakt.

Koppelingen

Heb je een koppeling tussen Profit en een ander programma die werkt via de connectoren of analyse? Lees onderstaande goed door.

Omgevingen

Door voorafgaand aan de definitieve overstap eerst een test te doen op AFAS Online, wordt de kans op een vlekkeloze overstap aanzienlijk vergroot. Zodra er een (proef)licentie beschikbaar is bij AFAS Online kan via de order een Profit-reservekopie worden geüpload naar AFAS Online. In deze omgeving kan getest worden zoals het na de definitieve overstap ook zal moeten gaan werken.

Er zijn de volgende aandachtspunten voor de testomgeving:

  • Extra test omgeving:
    Indien gebruikers een AFAS Online-wachtwoord hebben gekregen of een UPN-code (in geval van ADFS), blijven deze bewaard als de testomgeving blijft bestaan tot na de definitieve overstap. Dit is te realiseren door de testomgeving te kopiëren via de menukeuze: Algemeen - Omgeving - Beheer - Kopiëren.
  • Nogmaals testen:
    Het is mogelijk om de overstap meerdere keren te testen. Maak een kopie van de huidige testomgeving en verwijder daarna de O12345AA-omgeving. De nieuwe kopie zal dan weer als AA omgeving worden teruggezet.

Getest? Kopieer dan eerst de omgeving voor je echt gaat overstappen

Als je hebt getest kopieer je de AA omgeving als productie omgeving. Doe je dit niet dan kan de overstap langer duren dan verwacht. Zodra de kopie is geslaagd verwijder je de AA omgeving. Het kopiëren zal in de avond/nacht worden uitgevoerd, neem dit dus mee in de planning. 
Kopiëren en verwijderen doe je in Profit via Algemeen - omgeving - Beheer - Kopiëren en/of Verwijderen. Zie voor meer informatie ook deze pagina in ons Helpcenter. 

Moment van de overstap

Moment van de overstap

Het is zover! De overstap naar AFAS Online zal gaan plaatsvinden. Dit betekent het aanleveren van de definitieve reservekopie. 

Belangrijk om te weten

Belangrijk om te weten
  • Denk je er aan dat als er vooraf getest is je bovenstaande actie eerst uitvoert?
  • Overstappen naar AFAS Online kan als je werkt met Profit 2014 build 2.10 of hoger. Vanaf Profit 2016 gaat deze overstap doorgaans binnen 1 werkdag, oudere versies zullen eerst geconverteerd moeten worden en dit kost meer tijd.
  • Ga niet meer werken in de lokale omgeving als de reservekopie is aangeleverd. Doe je dit wel, dan zal dit niet verwerkt zijn in de aangeleverde reservekopie.
  • Op AFAS Online werk je altijd met de meest recente versie van Profit. Bekijk de releasenotes voor softwareaanpassingen.
  • Omdat de Profit-omgeving naar een nieuwe database (SQL) overgezet wordt, is er nog geen caching opgebouwd. De omgeving zal in het begin misschien trager werken dan verwacht. Dit zal een normaal karakter aannemen nadat de omgeving meer wordt gebruikt.
  • Lever je meerdere omgevingen tegelijk aan dan zal de volgorde van terugzetten volledig random zijn, hier hebben wij geen invloed op.
    • Het aanleveren van extra omgevingen kan per dag eenmaal worden uitgevoerd. Nadat de order is verwerkt kan je zelf een nieuwe upload link aanvragen vanuit de order voor de overstap.
  • Er wordt altijd een nieuwe '12345.ADMIN' gebruiker toegevoegd aan de APL autorisatie groep (Waarbij '12345' staat voor je abonnementsnummer). Deze gebruiker vervangt daarmee je beheerder- of administrator-gebruiker.
  • Alle gebruikers worden hernoemd naar '12345.huidigecode'. De rechten van de gebruikers blijven ongewijzigd.
    • De gebruikerscode heeft een maximum van 20 posities (het deelnemernummer en '.' telt hierin mee), oftewel er blijven 14 posities over. Is de code langer dan zal deze worden afgekapt tot de maximale 20 posities.
    • Mocht je de gebruikerscode opgenomen hebben in de vergelijkingswaarde bij signalen of in filters of toepassen bij externe applicaties, dan zullen deze moeten worden aangepast.
  • Standaard ontvang je van ons 20 taken.
  • De omschrijving van de reservekopie (zip-bestand) wordt de omschrijving van de omgeving. De omgevingscode (8 posities) is een vaste code met als opmaak O12345AA, O12345AB ... O12345ZZ. De omschrijving kan aangepast worden bij:
    • Small Business omgeving: Administratie naam bij Administratie instellingen.
    • Overige omgevingen: Omgevingsnaam bij Omgevingsinstellingen.

Uploaden

Nadat de reservekopie is gemaakt kun je deze uploaden via de order in de klantportal. Zie hiervoor de procedure "Uploaden omgeving" Het overzetten zal tijd in beslag nemen. Reken op maximaal 1 werkdag vanaf het moment van de bevestiging van uploaden. Factoren die meespelen zijn de omvang van de reservekopie en versie van Profit.

Cloud

Na de overstap

Zodra de omgeving beschikbaar is via AFAS Online ontvangt de contactpersoon een mail ter bevestiging met de link naar de order op de Klantportal.

Inloggen bij AFAS Online, hoe dan?!

In de order zal een reactie staan met welk e-mailadres en waar je kan inloggen. Er zal bij het nieuwe inloggen geen wachtwoord worden verstuurd.

Om collega's in te laten loggen gaan zij ook naar de inlogpagina zoals in de order vermeld. Zij doorlopen vervolgens hetzelfde proces. Komt de mail bij het doorlopen van de stappen niet binnen? Controleer dan of het mailadres die de collega invoert overeenkomt met het mailadres in de Profit omgeving. Deze moeten namelijk gelijk zijn.

Controle checklist na de overstap

Voor de vervolgstappen ga je naar het Help Center. De volgende belangrijke onderwerpen worden hierin doorgenomen:

  • Inloggegevens beheerder
  • InSite instellen
  • Mailserver inrichten
  • Taken inplannen
  • Communicatieprofielen inrichten

Stop met communiceren vanuit de lokale omgeving door de communicatieprofielen lokaal te blokkeren:

  • Profit Communication Center (PCC)
  • Cockpit (analyses) publiceren op InSite
  • Bestanden opslaan
  • Wachtrij autoriseren

Heb je nog vragen?

Heb je vragen over de overstap neem dan contact op met Karin of Ronald bij Order & Planning op 033-4343881.

Karin
Ronald


Bekijk ook