Is het bij jullie ook zoeken naar de aanvrager en budgethouder van een inkoopfactuur? Worden er vaak producten ad-hoc besteld zonder controle? Als je te voren een strategisch nadenkt over inkoopprocessen waar je als organisatie mee te maken hebt, creëer je meer structuur, inzicht in de aankomende kosten en voorkom je onnodige fouten. Door inkoopprocessen strategisch in te richten kun je budgetten, leveranciers en contracten perfect vastleggen. Zo is het voor iedereen duidelijk wat de afspraken zijn.
We verwachten dat je 5 dagen ondersteuning vanuit AFAS nodig hebt om de template in te richten.
Zonder budget geen goede financiële administratie. Stap één is, bepalen hoeveel geld je wilt reserveren voor je inkoopproces. Zo kun je het ten alle tijden vergelijken met de realiteit en stel je signalen in zodat je direct weet of kosten hoger uitvallen dan gepland. Daarbij is het in je voordeel om een budgethouder te registreren zodat de beoordeling en inzichten geborgd worden in de software.
Selecteer de leveranciers voor je inkoopproces en maak hier duidelijke afspraken mee. In de software leg je het gemaakte contract vast en beheer je deze. Maak ook direct aan je medewerkers duidelijk dat dit de leveranciers zijn waarbij ze diensten of producten mogen afnemen.
Maak het inkoopproces makkelijk voor je medewerkers. Ga werken met OCI-koppelingen, digitale workflows en borg de afspraken die je met de leverancier hebt gemaakt. Zo zorg je ervoor dat het product of de dienst altijd voor dezelfde prijs en met dezelfde kwaliteit geleverd wordt. Op het moment dat de aankoop gedaan is wordt er direct een financiële verplichting aan gemaakt. Je weet immers al dat de factuur gaat komen. Zodra de factuur geaccordeerd is, wordt deze direct gematcht met de verplichting en het gekoppelde budget en wordt de betaling verwerkt.
Financiële medewerkers zijn niet altijd op de hoogte van de activiteiten van andere afdelingen. Inkoopfacturen komen binnen maar waar staan deze tegenover? Bij het confronteren ga je de goederenontvangst met de inkoopfactuur matchen. Indien er prijsverschillen zijn kan je ze via deze methode verklaren. Werk je zonder voorraad of heb je vooral kosten? Dan zijn verplichtingen wel iets voor jou. Bij het plaatsen van het order wordt de verplichting automatisch aangemaakt. Toekomstige facturen worden dan de openstaande verplichting gematcht. Zo houdt de financiële administratie steeds inzicht en vermijd je onnodige mailverkeer.
Wat ga je doorlopen als je dit proces gaat inrichten in AFAS?
Denk daarbij ook aan het eventuele procuratieschema en verplichtingenadministratie.
Welke budgetten zijn er binnen de organisatie en wie is waar verantwoordelijk voor? Dit is o.a. belangrijk voor het goedkeuren van de factuur en de workflow die daarvoor moet worden ingericht.
Wat voor inkopen worden er gedaan? Waar doet jullie organisatie allemaal inkopen en welke OCI koppelingen kunnen worden ingericht.
Ben je geïnteresseerd in een optimalisatiekans en wil je meer weten? Je kunt vrijblijvend een offerte aanvraag doen voor deze optimalisatiekans!