Organiseer je beheer


Nadat de implementatie voltooid is, begint pas het echte werk: het blijven automatiseren en verbeteren van je processen. Daar is een goede beheerorganisatie voor nodig.

Maar wat is dat precies? Hoe komt het tot stand? En wanneer begin je met het opzetten ervan? Op deze pagina geven we je alle tips & trucs. 

Navigatie



Onze visie op de beheerorganisatie


Het doel van een beheerorganisatie is om samen met de organisatie te kijken hoe processen geautomatiseerd kunnen worden. Hiermee kun je werk laten verdampen en je werk daarmee nóg leuker maken. Het is de rol van de functioneel beheerder(s) om als spin in het web te fungeren. Op die manier worden afdelingen bij elkaar gebracht en de processen gestroomlijnd.

De visie van AFAS is dat een organisatie een omgeving moet creëren waarin iedereen, dagelijks, de mogelijkheid heeft om processen, producten of diensten te verbeteren. Het beheren van AFAS Profit is dus een continu proces, wat er iedere dag weer voor zorgt dat jouw organisatie net iets beter wordt. Een beheerorganisatie levert daadwerkelijk meerwaarde op binnen jouw organisatie! Nieuwe functionaliteit wordt opgeleverd in de software, zodat ook jouw organisatie verder geautomatiseerd kan worden. 

Rollen binnen een beheerorganisatie


Hoe ziet de structuur van een beheerorganisatie eruit? We onderscheiden de volgende rollen:


Gebruikers

Dit is de interne klant en eindgebruiker van het systeem. De software wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het raadplegen van loonstroken, boeken van verlof, nieuwsberichten enzovoort. Op deze manier hebben ze alle informatie bij de hand en kunnen ze veel acties zelf uitvoeren, zoals het insturen van een declaratie.  



Functioneel beheerder

Dit is een persoon die daadwerkelijk inrichting onderhoudt in Profit, processen binnen de organisatie optimaliseert, en de ontwikkelingen binnen het product op de voet volgt. In de praktijk kunnen er meerdere functioneel beheerders zijn, met ieder zijn/haar specifieke aandachtsgebied.

Niet alleen het optimaliseren van de dagelijkse processen, maar ook het toevoegen en uitrollen van nieuwe processen hoort hierbij. Onder andere doordat AFAS jaarlijks veel nieuwe gratis functionaliteit toevoegt aan de software, zonde om dat niet te gebruiken. 



Sleutel gebruikers

Sleutelgebruikers slaan de brug tussen de eindgebruikers en de beheerders. Vaak zijn dit teamleiders, afdelingsmanagers of senior medewerkers, maar ook medewerkers HR, financieel of salarisverwerking.   

Het is afhankelijk van de grootte van de organisatie, en de positie die AFAS Profit als applicatie binnen de organisatie inneemt, of er daadwerkelijk sleutelgebruikers worden aangesteld.





Technisch beheerder

De technisch beheerder is over het algemeen een ICT-medewerker. Samen met de functioneel beheerder is deze verantwoordelijk voor het beschikbaar zijn, en goed functioneren van het systeem. Het cloudplatform van AFAS Online zorgt ervoor dat de software snel en stabiel bereikbaar is, altijd up-to-date wordt gehouden en de back-ups geregeld zijn. Dankzij AFAS Online hoeven technisch beheerders zich niet bezig te houden met de installatie, updates, back-ups en veiligheid van je server.

Wel is het van belang dat de infrastructuur van de systemen van de gebruikers goed werken, denk aan de Citrix Receiver voor de functioneel beheerders, imports via connectoren of het Profit Communication Center. 


Zet in 4 stappen een beheerorganisatie op

Zorg voor een duurzame beheerorganisatie, gericht op de toekomst!


1. Bepaal de rol van de beheerorganisatie

De rol van de beheerorganisatie bepaal je op basis van de positie die AFAS Profit in de organisatie inneemt. Gebruik je bijvoorbeeld HRM/Payroll, dan komt het meeste werk bij de sleutel gebruikers te liggen. In dit geval kun je stellen dat de sleutel gebruikers ook de functioneel beheerders zijn.

De laatste jaren kiezen de meeste klanten voor een volledige ERP-inrichting. De scheiding tussen de sleutel gebruikers en de functioneel beheerder is groter. Hierin kun je vervolgens een afweging maken tussen wat een sleutel gebruikers doet en wat een functioneel beheerder doet. In deze situatie zorgen de sleutel gebruikers enkel voor de input, zodat de functioneel beheerder verantwoordelijk is voor de uitvoer van het beheer.

2. Betrek functioneel beheerders bij de implementatie en de optimalisatie

Maak de toekomstige functioneel beheerders tijdens de implementatie verantwoordelijk voor hun domein. Hiermee zorg je dat de kennis, die opgedaan wordt tijdens de implementatie, goed geborgd wordt. Ook is het zaak om de inrichting van de processen en de keuzes die gemaakt zijn tijdens de inrichting te borgen. Dit kan bijvoorbeeld door een video of een handleiding die op InSite gedeeld wordt met de organisatie. Bekijk voor meer inspiratie over dit onderwerp onze themapagina Communiceren

3. Zorg voor een goede opleiding

Zorg dat de functioneel beheerders voldoende productkennis hebben. Dit doe je door de functioneel beheerders in te schrijven voor het traineeship Succesbeheer of door het volgen van de juiste cursussen. 

> Bekijk een overzicht van het traineeship Succesbeheer.

> Bekijk een overzicht van alle cursussen.


4. Organiseer je beheer

  • Stel je als beheerder op als vraagbaak/loket en communiceer dat duidelijk naar je organisatie. Maak hiervoor gebruik van een workflow (Profit Beheer), zodat je dit makkelijk kan automatiseren. 
  • Voor vragen waar je zelf niet uitkomt, stuur je een incident in bij Support.
  • Het is belangrijk dat de beheerorganisatie voldoende tijd krijgt om de processen te optimaliseren en te innoveren. Alleen op deze manier blijf je als organisatie slagen maken in de automatisering en het verdampen van werk. Zo voorkom je dat je beheerders alleen brandjes blussen. 
  • Maak een beheerplan waarin je beschrijft wie welke rol uitvoert en hoe het proces dient te verlopen.
  • Plan periodiek een overleg in met je mede-beheerders om de aanvragen vanuit de organisatie door te nemen.

Dan de laatste gouden tip: Zorg ervoor dat je zichtbaar bent binnen jouw organisatie! Maak duidelijk wat jouw doelen zijn, wie er mee werkt en hoeveel tijd het jouw organisatie oplevert als je dit project oplevert. De beheerorganisatie kan hiervoor een jaarplanner gebruiken. Wij hebben vast een voorzet gedaan voor een jaarplanner. Die kun je hier vinden. Weten hoe AFAS dit doet? Volg dan de inspiratiesessie AFAS procesbeheer

Beheer als continu proces

Applicatiebeheer is een continu proces. Iedere dag moet een beheerder bezig zijn met ontwikkeling en verbetering van processen. Hieronder zie je hoe dat proces optimaal ingericht kan worden.


1. Aanvraag

Iedere gebruiker kan een aanvraag insturen met hun ideeën, met daarbij:

  • Wat is het doel?
  • Wat levert het op?



2. Onderzoek

De aanvraag wordt vervolgens onderzocht op:

  • Past het in de structuur?
  • Kan het in Profit?
  • Kan het écht niet in Profit?
  • Gaan we maatwerk maken?



3. Uitvoering

Tijdens de uitvoering kijken we naar de volgende zaken:

  • Hoe loopt het proces?
  • Hoe ziet de autorisatie en inrichting eruit?
  • Hoe kunnen we dit vastleggen en borgen?



4. Optimalisatie 

Om bij te blijven worden processen continu herzien en waar mogelijk verbeterd. Dus: 

  • Wat zit er in de nieuwe versie?
  • Welke verbeteringen zijn mogelijk?
  • Wat kan er weg?




Tips en trucs

Waar moet je op letten?

  • Ga naar "vaste" evenementen bij AFAS zoals de 'AFAS-open' of 'Inspraaksessies'. 
  • Meld je aan bij de AFAS gebruikersgroep op LinkedIn.
  • Blijf jouw organisatie inspireren en uitdagen, alles kan geautomatiseerd worden!
  • Ga periodiek als beheerorganisatie overleggen, dit geeft structuur!
  • Zorg voor zichtbaarheid. Laat de organisatie zien wat je als beheerorganisatie allemaal doet.
  • Plan APK's in bij gebruikers. Laat de beheerder ieder jaar weer met de afdelingen sparren over de verbeteringen in de processen. 
  • Volg ons traineeship Succesbeheer



De ideale beheerder

De ideale beheerder voldoet in onze ogen aan de volgende eisen:

  • Iemand die dagelijks in aanraking komt met AFAS Profit; 
  • Iemand die affiniteit heeft met de business;
  • Spin in het web, iemand die afdelingen bij elkaar weet te brengen; 
  • Procesdenker; 
  • Passie voor automatisering; 
  • Hoge mate van vertrouwelijkheid.


Geurt


Blog

"Ook met AFAS is verandering de enige constante"


Geurt Kleijer
Succesmanager AFAS