Nadat de implementatie voltooid is, begint pas het echte werk: het blijven automatiseren en verbeteren van je processen. Daar is een goede beheerorganisatie voor nodig.
Maar wat is dat precies? Hoe komt het tot stand? En wanneer begin je met het opzetten ervan? Op deze pagina geven we je alle tips & trucs.
Het doel van een beheerorganisatie is om samen met de organisatie te kijken hoe processen geautomatiseerd kunnen worden. Hiermee kun je werk laten verdampen en je werk daarmee nóg leuker maken. Het is de rol van de functioneel beheerder(s) om als spin in het web te fungeren. Op die manier worden afdelingen bij elkaar gebracht en de processen gestroomlijnd.
De visie van AFAS is dat een organisatie een omgeving moet creëren waarin iedereen, dagelijks, de mogelijkheid heeft om processen, producten of diensten te verbeteren. Het beheren van AFAS Profit is dus een continu proces, wat er iedere dag weer voor zorgt dat jouw organisatie net iets beter wordt. Een beheerorganisatie levert daadwerkelijk meerwaarde op binnen jouw organisatie! Nieuwe functionaliteit wordt opgeleverd in de software, zodat ook jouw organisatie verder geautomatiseerd kan worden.
Hoe ziet de structuur van een beheerorganisatie eruit? We onderscheiden de volgende rollen:
Dit is de interne klant en eindgebruiker van het systeem. De software wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het raadplegen van loonstroken, boeken van verlof, nieuwsberichten enzovoort. Op deze manier hebben ze alle informatie bij de hand en kunnen ze veel acties zelf uitvoeren, zoals het insturen van een declaratie.
Dit is een persoon die daadwerkelijk inrichting onderhoudt in Profit, processen binnen de organisatie optimaliseert, en de ontwikkelingen binnen het product op de voet volgt. In de praktijk kunnen er meerdere functioneel beheerders zijn, met ieder zijn/haar specifieke aandachtsgebied.
Niet alleen het optimaliseren van de dagelijkse processen, maar ook het toevoegen en uitrollen van nieuwe processen hoort hierbij. Onder andere doordat AFAS jaarlijks veel nieuwe gratis functionaliteit toevoegt aan de software, zonde om dat niet te gebruiken.
Sleutelgebruikers slaan de brug tussen de eindgebruikers en de beheerders. Vaak zijn dit teamleiders, afdelingsmanagers of senior medewerkers, maar ook medewerkers HR, financieel of salarisverwerking.
Het is afhankelijk van de grootte van de organisatie, en de positie die AFAS Profit als applicatie binnen de organisatie inneemt, of er daadwerkelijk sleutelgebruikers worden aangesteld.
De technisch beheerder is over het algemeen een ICT-medewerker. Samen met de functioneel beheerder is deze verantwoordelijk voor het beschikbaar zijn, en goed functioneren van het systeem. Het cloudplatform van AFAS Online zorgt ervoor dat de software snel en stabiel bereikbaar is, altijd up-to-date wordt gehouden en de back-ups geregeld zijn. Dankzij AFAS Online hoeven technisch beheerders zich niet bezig te houden met de installatie, updates, back-ups en veiligheid van je server.
Wel is het van belang dat de infrastructuur van de systemen van de gebruikers goed werken, denk aan de Citrix Receiver voor de functioneel beheerders, imports via connectoren of het Profit Communication Center.
De rol van de beheerorganisatie bepaal je op basis van de positie die AFAS Profit in de organisatie inneemt. Gebruik je bijvoorbeeld HRM/Payroll, dan komt het meeste werk bij de sleutel gebruikers te liggen. In dit geval kun je stellen dat de sleutel gebruikers ook de functioneel beheerders zijn.
De laatste jaren kiezen de meeste klanten voor een volledige ERP-inrichting. De scheiding tussen de sleutel gebruikers en de functioneel beheerder is groter. Hierin kun je vervolgens een afweging maken tussen wat een sleutel gebruikers doet en wat een functioneel beheerder doet. In deze situatie zorgen de sleutel gebruikers enkel voor de input, zodat de functioneel beheerder verantwoordelijk is voor de uitvoer van het beheer.
Maak de toekomstige functioneel beheerders tijdens de implementatie verantwoordelijk voor hun domein. Hiermee zorg je dat de kennis, die opgedaan wordt tijdens de implementatie, goed geborgd wordt. Ook is het zaak om de inrichting van de processen en de keuzes die gemaakt zijn tijdens de inrichting te borgen. Dit kan bijvoorbeeld door een video of een handleiding die op InSite gedeeld wordt met de organisatie. Bekijk voor meer inspiratie over dit onderwerp onze themapagina Communiceren.
Zorg dat de functioneel beheerders voldoende productkennis hebben. Dit doe je door de functioneel beheerders in te schrijven voor het traineeship Succesbeheer of door het volgen van de juiste cursussen.
> Bekijk een overzicht van het traineeship Succesbeheer.
> Bekijk een overzicht van alle cursussen.
4. Organiseer je beheer
Dan de laatste gouden tip: Zorg ervoor dat je zichtbaar bent binnen jouw organisatie! Maak duidelijk wat jouw doelen zijn, wie er mee werkt en hoeveel tijd het jouw organisatie oplevert als je dit project oplevert. De beheerorganisatie kan hiervoor een jaarplanner gebruiken. Wij hebben vast een voorzet gedaan voor een jaarplanner. Die kun je hier vinden. Weten hoe AFAS dit doet? Volg dan de inspiratiesessie AFAS procesbeheer.
Applicatiebeheer is een continu proces. Iedere dag moet een beheerder bezig zijn met ontwikkeling en verbetering van processen. Hieronder zie je hoe dat proces optimaal ingericht kan worden.
Iedere gebruiker kan een aanvraag insturen met hun ideeën, met daarbij:
De aanvraag wordt vervolgens onderzocht op:
Tijdens de uitvoering kijken we naar de volgende zaken:
Om bij te blijven worden processen continu herzien en waar mogelijk verbeterd. Dus:
Geurt Kleijer
Succesmanager AFAS