Overgang naar nieuwe BI-oplossing

Binnenkort introduceert AFAS een nieuwe BI-oplossing ter vervanging van de huidige oplossing met Qlik. Op deze themapagina ontdek je alles over de overgang, de planning en de nieuwe functionaliteit.

 

Waarom een nieuwe BI-oplossing?

Business Intelligence (BI) helpt je om data om te zetten in waardevolle inzichten. Onze huidige Qlik-oplossing stopt op 1 december 2025, omdat deze niet meer aansloot bij de behoeften van veel klanten. De standaard dashboards waren niet flexibel en niet aanpasbaar, waardoor ze nauwelijks werden gebruikt. Daarnaast lag het beheer volledig bij AFAS, waardoor klanten zelf geen aanpassingen konden doen. Dit zorgde voor veel maatwerkverzoeken, wat niet werkbaar was. 

Met de nieuwe BI-oplossing lossen we deze beperkingen op. We stappen over op een aanpak waar je zelf controle hebt over je dashboards. Net als bij rapporten en analyses maak je een kopie en pas je deze vervolgens aan naar jouw eigen wensen. Dit geeft je meer flexibiliteit en vrijheid.

Webinar AFAS en Power BI

Van Qlik naar Power BI - Wat betekent dit voor jou?

In dit webinar neemt AFAS Productmanager Kevin Voges je mee in de visie achter deze keuze: waarom de overstap naar Power BI en welke voordelen biedt het. Samen met Power BI-expert Wilfred Kruisbergen laten we je zien wat je nú al kunt doen voor een soepele overgang. 

 

Het verschil met Qlik

De overstap naar de nieuwe BI-oplossing betekent een belangrijke verandering in verantwoordelijkheid, want het beheer ligt nu volledig bij jou. Dit biedt meer flexibiliteit en vrijheid, maar betekent ook dat je zelf een aantal zaken moet regelen.

Je beheert je eigen dashboards

Waar AFAS bij Qlik het beheer deed, ligt dit nu volledig bij jou. Wij leveren de juiste Profit-data en template dashboards, maar jij bepaalt welke dashboards je gebruikt, hoe je ze aanpast en inzet.

Zelf autorisatie instellen

Autorisatie wordt niet automatisch overgenomen uit Profit. De template dashboards bevatten standaard ongeautoriseerde data, dus jij stelt zelf in wie welke informatie mag zien.

Jij regelt de publicatie

Jij bepaalt hoe en waar je dashboards beschikbaar komen en wie er toegang toe heeft. Dit betekent dat je goed moet nadenken over publicatie, rechten en licenties.

Hier moet je nu al mee aan de slag!

Wacht niet op de template dashboards! Je moet je eigen Power BI-oplossing neerzetten. Begin daarom nu alvast met de voorbereiding hieronder, zodat je straks direct aan de slag kunt.

Zorg voor de juiste Power BI-licentie

Power BI biedt verschillende licentiemodellen. Bepaal eerst hoe je de dashboards wilt gebruiken. Wil je alleen individuele rapportages maken, of wil je de dashboards kunnen delen met collega's? Dan heb je een Power BI Pro-licentie nodig. Deze zit standaard in Microsoft 365 E5, maar niet in bijvoorbeeld Office 365 Business.

Bepaal hoe je dashboards gaat publiceren

Je bepaalt zelf hoe en waar je dashboards beschikbaar komen. Zodra een dashboard gepubliceerd is, kun je het als integratiepagina opnemen in InSite, maar je moet zelf bepalen hoe je publicatie en rechten instelt.

  • Wil je dashboards intern, extern of beide publiceren?
  • Hoe richt je de publicatie in en zorg je dat alleen de juiste personen toegang krijgen?

Verdiep je in de autorisatiemogelijkheden

In Qlik werd autorisatie automatisch overgenomen uit Profit. Dit is in Power BI niet het geval. De template dashboards bevatten standaard ongeautoriseerde data, wat betekent dat iedereen met toegang alle data ziet, tenzij je dit zelf instelt.

  • Onderzoek hoe autorisatie in Power BI werkt.
  • Bepaal wie welke gegevens in het dashboard mag inzien en hoe je dit inricht.

We onderzoeken hoe we standaard autorisatie vanuit AFAS kunnen ondersteunen. De mogelijkheden hangen af van de autorisatiefuncties van verschillende BI-tools. 

Heeft je organisatie de juiste kennis in huis?

De overstap naar Power BI betekent een nieuwe manier van werken. Denk nu alvast na of je organisatie hiervoor de juiste kennis in huis heeft, of dat je een partner nodig hebt om je hierbij te ondersteunen.

Wat is de nieuwe BI-oplossing?

De nieuwe BI-oplossing sluit beter aan bij de huidige marktontwikkelingen en klantbehoeften.
De focus ligt op flexibiliteit en gebruiksgemak. 
Om je snel op weg te helpen, biedt AFAS standaard Power BI template dashboards aan. Deze templates kun je direct gebruiken in Power BI, zodat je gemakkelijk aan de slag kunt met het analyseren van je Profit-data. 

De nieuwe BI-oplossing bestaat uit drie onderdelen:

BI-modellen

Gegevens zijn gebaseerd op standaard BI modellen in Profit, vergelijkbaar met standaard rapporten en analyses. Je kunt BI-modellen gemakkelijk kopiëren en uitbreiden met vrije velden. Speciaal gemaakt voor BI-oplossingen!

Nieuwe BI-connectoren

BI oData connectoren zorgen voor een eenvoudige integratie van Profit-data in Power BI en andere BI-tools. Hierdoor kun je data uit meerdere systemen en verschillende bronnen combineren en analyseren.

Template dashboards

Je kunt onze standaard Power BI template dashboards direct gebruiken of aanpassen aan jouw eigen wensen. Met vrije velden breidt je de dashboards eenvoudig uit, zodat ze specifiek relevant worden voor jouw situatie.

Planning & uitlevering

De overgang naar de nieuwe BI-oplossing gebeurt in fases. In maart leveren we de eerste template dashboards uit voor een selecte groep klanten. Stap voor stap breiden we de functionaliteit uit.

Belangrijk: De huidige Qlik-oplossing stopt 1 december 2025. Begin daarom op tijd met de voorbereidingen.

Wat doet AFAS?

Maart 2025 

  • Pilotfase
    De eerste template dashboards worden in Power BI beschikbaar voor een selecte groep klanten. 
     
    • De pilotfase zit vol - aanmelden is niet meer mogelijk.
    • Templates zijn direct aanpasbaar.
    • Vrije velden toevoegen kan nog niet.
    • De dashboards worden geleverd zonder autorisatie. 

April 2025

  • Uitrol eerste Power BI template dashboards
    Deze zijn beschikbaar voor alle klanten. Je kunt aan de slag met een template voor het Verkoopomzet dashboard of het Mobiliteitsdashboard. 

     
  • Speciale BI oData Connector
    De BI oData Connector is beschikbaar om Profit-data eenvoudig te koppelen aan Power BI en andere BI-tools.
     
  • Nieuw menu-item in Profit
    Profit krijgt het menu-item: Algemeen / Uitvoer / Beheer / BI-model, waarmee je BI-connectoren samenstelt en aanpast. Activeer eerst de functionaliteit BI-model via: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen / Tabblad: Activering

Profit 6

  • Alle Power BI template dashboards beschikbaar
    Vanaf Profit 6 krijg je meer aanpassingsmogelijkheden en komen er nog meer template dashboards beschikbaar.
     
  • Vrije velden toevoegen
    Vanaf deze fase kun je vrije velden toevoegen aan de template dashboards.

     
  • Berekeningen
    Waar mogelijk worden berekeningen al in Profit uitgevoerd. Zo hoef je deze niet meer in te richten in Power BI.

Wat kun jij doen?

Maart 2025

  • Zet je eigen Power BI-omgeving neer
    De nieuwe BI-oplossing werkt anders dan Qlik. Je moet je eigen Power BI-omgeving neerzetten en daar kun je nu al mee beginnen. Meer details over deze stappen vind je in het onderdeel 'Hier moet je nu al mee aan de slag!'

April 2025

  • Installeer Power BI Desktop
    Download en installeer Power BI Desktop op je computer. Via deze link kun je Power BI Desktop downloaden. 

     
  • Basisinrichting 
    Activeer de functionaliteit BI-model in Profit en doorloop het stappenplan voor de basisinrichting. 
     
  • Download Power BI template dashboards
    Download de Power BI template voor het Verkoopomzet dashboard of het Mobiliteitsdashboard. Deze kun je direct gebruiken in Power BI. Vergeet de BI-modellen niet te publiceren!
     
  • Verken de template dashboards in Power BI
    Ga in Power BI aan de slag met de template dashboards. In een latere fase kun je hier vrije velden aan toevoegen.

Onderzoek en toekomstige ontwikkelingen

We blijven onderzoeken hoe we de BI-oplossing verder kunnen verbeteren. Dit zijn de belangrijkste punten waar we op dit moment aan werken:

  • Autorisatie vanuit AFASWe onderzoeken hoe we standaard autorisatie kunnen ondersteunen. De mogelijkheden hangen af van de autorisatiefuncties van verschillende BI-tools.
  • Publicatie van dashboardsWe kijken naar manieren om het publiceren van dashboards beter te ondersteunen.

Veelgestelde vragen

Overgang van Qlik naar Power BI

Kan ik analyses in Profit blijven gebruiken?
Analyses blijven beschikbaar zoals je gewend bent. 

Hoe is de overgang naar Power BI gecommuniceerd?
We hebben deze overgang voor het eerst aangekondigd tijdens de AFAS Open 2023. Op de AFAS Open 2024 hebben we de planning verder toegelicht. Sinds maart/april 2025 informeren we klanten actief per e-mail. 

Blijven mijn huidige GetConnectoren om data uit te wisselen werken?
Ja. Als je nu GetConnectoren gebruikt om data uit te wisselen, bijvoorbeeld met andere BI-oplossingen, blijven deze gewoon werken. 

Wat gebeurt er met mijn bestaande data en dashboards in Qlik?
De data blijft gewoon beschikbaar in je Profit-omgevng. Qlik zelf bevat geen data, dus je verliest geen gegevens. 

Wanneer stopt de huidige oplossing met Qlik?
De huidige oplossing met Qlik stopt 1 december 2025. Vóór die tijd moet je zijn overgestapt naar een nieuwe BI-oplossing. 

Wat gebeurt er als ik niet op tijd overstap naar de nieuwe BI-oplossing?
Vanaf 1 december kun je geen gebruik meer maken van de huidige Qlik-dashboards. 

Welke Power BI template dashboards levert AFAS uit?
De volgende BI-modellen en Power BI template dashboards staan op de planning om uit te leveren in Profit 6.

  • Aangifte cliënt IB

  • Abonnementen

  • Afspiegelingsbeginsel

  • Autorisatie

  • Bouw

  • Budgethouder

  • Btw recap

  • Contractbeheer

  • Controle verloonde & gefactureerde nacalculatie

  • Crediteuren
  • CSR

  • Cursussen

  • Debiteuren

  • Dossier

  • Exploitatie

  • Formatiebeheer

  • Forecast

  • HR Data

 

 

  • Inkoop
  • Jaarrekening
  • Keuzemodel
  • Loonbeslagen en leningen
  • Marge overzicht Flex
  • Mobiliteit
  • Onderhanden Werk
  • Organigram
  • Project
  • Spend

 

 

  • Uitstelregeling
  • Vaste activa
  • Verkoop
  • Verkoopomzet
  • Verzuim MSS
  • Voorraad
  • Talentmanagement
  • Werving en Selectie
  • Wet arbeidsmarkt in balans
  • Winst en Verlies

 

 

Inrichting & functionaliteit

Hoe werkt het als je meerdere omgevingen hebt binnen je abonnement? Vul je dan het abonnementsnummer en de letters van je omgeving in?
Dat is niet nodig. Op basis van de combinatie van abonnementsnummer, type omgeving en het gebruikerstoken wordt de juiste omgeving bepaald. Volg het stappenplan in het Help Center. 

Hoe kan ik de nieuwe BI-oplossing installeren?
Je kunt Power BI Desktop installeren op je computer en koppelen aan je Profit-omgeving. Voor elk dashboard dat wij uitleveren, is er een apart Power BI template dashboard beschikbaar. Volg het stappenplan in het Help Center. 

Kun je Power BI dashboards tonen op OutSite?
Nee. Het is niet mogelijk om een Power BI dashboard te tonen op OutSite. 

Kun je Power BI dashboards publiceren op InSite?
Ja. De documentatie hierover komt binnenkort beschikbaar!

Voor welke BI-oplossingen is de BI oData connector geschikt?
De BI oData connector is speciaal geoptimaliseerd voor BI-tools en werkt met Power BI en andere BI-oplossingen. Deze connector is een variant op de standaard connectoren en zorgt voor efficiënte en snelle gegevensoverdracht naar jouw BI-omgeving, zonder dat dit impact heeft op de load en dus de performance van de productiedatabase. 

Kan ik mijn eigen dashboards maken met de nieuwe BI-oplossing?
Ja. Met de nieuwe BI-oplossing kun je zelf dashboards bouwen en aanpassen naar jouw specifieke wensen. De Power BI template dashboards die AFAS levert zijn een goed startpunt. Vanaf Profit 6 kun je een nieuw BI-model toevoegen op basis van de standaard templates van AFAS. 

Kan ik met Power BI ook analyses doen op mijn eigen, niet-AFAS, data?
Ja. Power BI biedt de mogelijkheid om analyses uit te voeren op zowel AFAS-data als andere databronnen. 

Hoe deel ik Power BI dashboards met collega's of externen?
Zie hiervoor dit artikel van Microsoft

Licenties & toegang

Heeft elke gebruiker een pro licentie nodig om het dashboard (dus ook de standaard dashboards) te bekijken via InSite?
Ja. Dat is inderdaad hoe het werkt. Wil je meer weten? Kijk het webinar terug, waarin Jeroen Heerschop meer vertelt over de verschillende Power BI licenties. 

Moet ik een licentie betalen voor Power BI?
Ja. Afhankelijk van hoe je de dashboards wilt gebruiken (bijvoorbeeld alleen bekijken of ook publiceren), zijn er verschillende licentiekosten van toepassing. 

Welke licentie heb ik nodig?
Dat bepaal je als organisatie zelf. Raadpleeg de website van Microsoft voor de verschillende licentiemodellen. Of kijk het webinar terug, waarin Jeroen Heerschop meer vertelt over de verschillende Power BI licenties. 

Kan ik Power BI gratis uitproberen voordat ik een licentie aanschaf?
Ja. Je kunt Power BI uitproberen met een gratis account. Bezoek hiervoor de website van Microsoft

Data & veiligheid

Hoe is de BI oData connector beveiligd?
Met een uniek token die je tijdens de inrichting genereert. 

Hoe vaak worden de gegevens (BI-modellen) ververst?
Als de geplande taak BI-gegevens publiceren geen gekoppelde taak heeft, kun je deze maximaal 2 keer per dag uitvoeren. De taak kijkt namelijk of het langer dan 10 uur geleden is dat een BI-model ververst is. Alleen als het langer dan 10 uur geleden is, worden de gegevens van een BI-model opnieuw gepubliceerd in de BI-laag van AFAS Online. 

Ondersteuning

Welke ondersteuning biedt AFAS bij het gebruik van Power BI?
Als je vindt dat er data ontbreekt of als je een verbetering hebt voor een template, dan kun je dit insturen via de wensenlijst. Jouw wens wordt beoordeeld en eventueel gerealiseerd, mits het een generieke aanpassing betreft. Support biedt ondersteuning bij fouten in één van de door AFAS uitgeleverde BI-modellen of Power BI template dashboards. Het maken van een grafiek, het instellen van knoppen of het publiceren van dashboards in Power BI valt onder je eigen verantwoordelijkheid. 

Welke ondersteuning biedt AFAS tijdens de overstap naar Power BI?
AFAS biedt Power BI template dashboards en een BI oData connector om je op weg te helpen. Verder bepaal je als organisatie zelf welke licentie je nodig hebt en hoe je de dashboards wilt publiceren/delen met collega's.

Heb je vragen?

Support staat voor je klaar!

Support biedt ondersteuning bij fouten in één van de door AFAS uitgeleverde BI-modellen of Power BI template dashboards. 
Het maken van een grafiek, het instellen van knoppen of het publiceren van dashboards in Power BI
valt onder je eigen verantwoordelijkheid.