Een belangrijke vernieuwing in onze nieuwe software is de introductie van de sollicitant stamkaart. Nu is het invullen van een vacature nog één grote workflow. Met een stamkaart stappen we af van een lineair proces. Processen kunnen nu eenvoudiger parallel verlopen. Vanuit de vacature op OutSite, kan een kandidaat simpel informatie invullen die automatisch op zijn of haar stamkaart in InSite terechtkomt. Via de stamkaart zijn razendsnel diverse actie in gang te zetten; van een uitnodiging voor een gesprek tot verzoeken om diploma’s of een rekeningnummer toe te voegen.
Let op:
In de workflows van de sollicitatie zijn de standaard acties 'Uitnodigen' en 'Verzoek voor extra informatie' niet meer beschikbaar in Profit 11. Je ziet de acties nog wel, maar ze werken niet meer. Door de komst van de sollicitant stamkaart zijn deze acties niet meer nodig vanuit deze workflow.
Als werkgever ben je verplicht de identiteit van de medewerkers te controleren. Bij het indienst melden controleer je het originele identiteitsbewijs. Dit was een handmatig proces.
Vanaf Profit 11 beschik je over de ID-Check van Valicare. Met de ID-Check valideer je tijdens het indienst melden de identiteit van de medewerker op basis van:
De ID-Check valideert de identiteitsdocumenten op basis van visuele aspecten die worden uitgelezen uit de afbeeldingen van de documenten. Deze data gaat door verschillende algoritmes die onder andere aan de hand van documentnummer, geboortedatum, vervaldatum en persoonsnummer controleert of de data valide is.
Na het valideren kun je automatisch de data overnemen in de velden van het indienstprofiel. Hiermee voorkom je foutieve data in Profit.
Als een medewerker in een week bijvoorbeeld meerdere dienstreizen had gemaakt, dan moest de medewerker voor deze reizen losse workflows insturen. Dit was een tijdrovend proces.
In Profit 11 is het mogelijk om meerdere declaraties in één workflow indienen. Als een medewerker meerdere dienstreizen mag boeken, dan boekt de medewerker dit in één workflow en de beoordelaar kan alle declaraties in één keer beoordelen.
Daarnaast is het ook mogelijk om verschillende soorten declaraties in te dienen in één workflow. Bijvoorbeeld een declaratie voor dienstreizen, lunchkosten en een hotelkamer kan je in één workflow indienen. Ook hierbij geldt dat de beoordelaar deze declaratie in één keer kan beoordelen.
Als één van de declaraties binnen een verzameldeclaratie niet akkoord is, dan kan de beoordelaar deze declaratie los afkeuren. De overige goedgekeurde declaraties gaan verder in het proces en de afgekeurde declaratie gaat als losse workflow terug naar de instuurder.
De profielkeuzepagina's in InSite voor het indienst en herindienst melden van een medewerker zijn aangepast.
Als je gebruik maakte van de profielkeuzepagina in InSite, dan zag je standaard alle profielen. Er werd geen rekening gehouden met de autorisatie op profielen.
Vanaf nu houden de profielkeuzepagina's wel rekening met de autorisatie. Dit betekent dat je alleen de profielen ziet waar je rechten op hebt.
Gevolg van deze aanpassing is, dat voor elk profiel een unieke pagina wordt geopend. Dit betekent dat je eventueel voor deze pagina's de opmaak moet aanpassen.
Het vernieuwen van de actuele gegevens in HRM is aangepast. Hiervoor is nu standaard een geplande taak in de omgeving aanwezig. Deze taak draait elke dag. Wij adviseren om de tijd (net als voorheen) kort na middernacht in te plannen.
Na de overgang op Profit 11 beschik je automatisch over één geplande taak voor het vernieuwen van de actuele gegevens. Als je meerdere taken voor het vernieuwen van de actuele gegevens had staan, dan zijn deze na de overgang verwijderd zodat je maar één taak hebt staan.
Als je overdag de gegevens wilt vernieuwen, dan kun je zelf nog een taak toevoegen. In deze taak staan standaard alle dagen aangevinkt en kun je niet uitvinken. Wij raden aan om na het draaien van deze eenmalige taak, de taak te verwijderen.
Bij het indienst melden van een medewerker, kan je de medewerker direct uitnodigen voor AFAS Pocket.
In het indienstprofiel is onder de context Medewerker het veld Uitnodigen voor AFAS Pocket beschikbaar gemaakt. Als dit veld is aangevinkt, dan ontvangt de medewerker op de eerste werkdag automatisch een uitnodiging om gebruik te maken van AFAS Pocket. De e-mail die Profit verzendt is op basis van het berichtsjabloon 'Bericht AFAS Pocket uitnodiging (Profit)' en wordt gegenereerd na de geplande taak vernieuwen actuele gegevens.
Na het uitdienst melden van een medewerker moest je handmatig de medewerker en gebruiker blokkeren om te voorkomen dat de medewerker na uitdiensttreding nog kon inloggen op InSite en voor de licentietelling.
Vanaf nu kan je dit automatiseren. In het menu 'HRM / Beheer / Instellingen / tabblad HRM' stel je in dat je medewerkers en de gekoppelde gebruikers na de geplande taak vernieuwen actuele gegevens automatisch blokkeert.
Je blokkeert hiermee alleen de medewerkers en gekoppelde gebruikers met een uitdienstdatum in het verleden.
Payroll Cloud is uitgebreid met de mogelijkheid om via de Pocket App ESS aan te bieden aan de klanten. Nadat de medewerker op een eenvoudige manier het onboardingsproces doorloopt, kan de medewerker daarna direct zaken zelf regelen. Denk hierbij aan:
De mogelijkheid om bijlagen digitaal te ondertekenen is toegevoegd aan onderstaande type dossieritems. Dit betekent dat je in de workflows de speciale actie 'Bijlage(n) ondertekenen' kan toevoegen. Daarnaast is in de bijbehorende profielen het veld 'Bijlage' toegevoegd. Dit veld vind je in de context die achter het type dossieritem staat in onderstaande tabel:
Type dossieritems
Contexten:
Het veld 'Bijlage' is in bestaande contexten op 'Niet zichtbaar' gezet.