Wees optimaal voorbereid op het nieuwe jaar. Volg onderstaande stappen om zonder zorgen het nieuwe jaar in te stappen. Wil je graag de stappen live volgen? Schrijf je dan in via onderstaande workshop en stel live je vragen.
Herbekijk hier de video omtrent Jaarovergang Payroll waarin we je meenemen in de belangrijkste stappen in dit proces
Ga naar HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit / Nieuw
Op deze manier kan je de salarisverwerkingsplannen 1 voor 1 aanmaken.
Je kan dit ook via een import doen: HRM / Beheer / Import Payroll / Salarisverwerkingsplan. Hiervoor zijn importsjablonen HRM/Payroll beschikbaar op de help.
Tip: maak een weergave die je kan exporteren, die als basis geldt voor je import.
Via HRM / Organisatie / Cao / eigenschappen Cao / tabblad Arbeidsvoorwaarde / eigenschappen arbeidsvoorwaarde / tabblad Verlof / Nieuw / voeg de verlofsoort voor 2026 toe.
Het kan zijn dat jouw inrichting er anders uitziet. Controleer daarom altijd of een nieuwe regel echt nodig is. Als de verlofinstellingen (zoals het verlofrecht, het aantal overdraagbare dagen en de code voor het sociaal secretariaat,...) elk jaar hetzelfde blijven, dan is een einddatum niet verplicht. Staat er geen einddatum op de bestaande verlofsoortregel? Dan hoef je geen nieuwe regel voor 2026 toe te voegen. De verlofperiodetabel regelt dit dan automatisch.
In het verleden werd jaarlijks een nieuwe historiekregel toegevoegd, maar dat is tegenwoordig niet altijd meer nodig. Kijk dus goed na wat voor jouw inrichting van toepassing is.
Wanneer het aantal verlofdagen van bijvoorbeeld geboorteverlof of ouderschapsverlof in de toekomst zou wijzigen, maakt Profit automatisch een nieuwe verlofsoort aan vanaf de ingangsdatum van die wijziging. De voorwaarde hierbij is de volgende: Je gebruikt het verlof binnen een arbeidsvoorwaarde die valt onder de Belgische cao.
Tip: Je kunt er ook voor kiezen om tijdelijk negatief verlof toe te staan op de verlofregel. Hierdoor kunnen medewerkers alvast verlof ingeven in een periode dat het verlof voor het komende kaar nog niet gekend is. Achteraf kan je deze wijziging ongedaan maken en trekt hij het reeds opgenomen verlof van het saldo. Via HRM / Organisatie / CAO / Arbeidsvoorwaarde / eigenschappen arbeidsvoorwaarde / tabblad Verlof / eigenschappen Verlof / tabblad Instellingen kan je (tijdelijk) de instellingen aanpassen.”
Ga naar Algemeen / Inrichting / Landinstellingen / Sluitingsperiode. Hier kan je stuk voor stuk de feestdagen toevoegen. Maar importeren gaat natuurlijk ook via Algemeen Beheer / Import / Sluitingsperiode.
Nadat je het verlof en de feestdagen hebt toegevoegd is het ook belangrijk dat je het verlof herberekent. Dat doe je via HRM / Aan- en afwezigheid / Herberekenen verlof. De taak komt vervolgens in de wachtrij terecht.
Dit gebeurt normaal automatisch door middel van het vinkveldje bovenin. Toch kan het geen kwaad om dit te controleren. Ga hiervoor naar Algemeen / Inrichting / Periode-instellingen / Periodetabel / eigenschappen periodetabel / Actieknop 1. Jaren toevoegen
Bijvoorbeeld bij het boeken van declaraties kan dit nog op het huidige jaar staan of bijvoorbeeld in het overzicht voor het boeken van loonmutaties. HRM / Payroll / Boeken loonmutatie. Open de weergave / klik met de rechtermuisknop op de veldnaam "jaar". Verander de voorkeurwaarde indien die op vorig jaar is ingesteld. Je kan hier ook kiezen voor "Voorkeurwaarde d.m.v. een veldformule" met de formule [Jaar]. Hierdoor is de voorkeurwaarde automatisch het huidige jaar.
Ook in de profielen kan dit voorkomen. Ga naar Algemeen / In&Outsite / Profiel en kies daar het juiste profiel. Ga vervolgens in de context en zoekt daar het veld op dat betrekking kan hebben op het huidige jaar. door te dubbelklikken verschijnt het voorkeursveld dat je op basis van een veldformule [jaar] kan aanpassen.
HRM / Organisatie / Werkgever / Instantie / Inhoudsplichtige. Open de actuele regel, waarbij je verder gaat via het tabblad Sociaal Secretariaat waarna je het veld peildatum zal terugvinden.
Tip: wij vanuit AFAS raden aan dit ieder jaar aan te passen omdat er zo minder data wordt doorgestuurd (enkel nog vanaf de peildatum) wat de performance ten goede komt van de salarisverwerking.
Let er wel op dat data met einddatum voor de peildatum niet meer zal doorgestuurd worden. In overleg met het sociaal secretariaat (uitgezonderd voor SD Worx) kan je bepalen of je de peildatum kan aanpassen.
De peildatum mag maximaal tot twee jaar terug in het verleden liggen. De werking van de peildatum is per sociaal secretariaat anders:
In de koppeling met Group S is de peildatum opgenomen in het PTG-bestand dat je vanuit Profit verstuurt naar Group S. Hierdoor mag je de peildatum zelf aanpassen, zonder overleg met de dossierbeheerder van Group S. Group S doet nadien het nodige om de peildatum bij hen aan te passen.
Let op: Daarnaast zie je het veld "Declaraties integreren vanaf". Dit staat standaard op 01.01.2024 maar heeft geen invloed zolang je geen kost aan een parameter van een looncomponent hebt gekoppeld. Deze functionaliteit is sinds Profit 15 actief en daar vind je meer info over terug in het Helpcenter.