5 tips voor een stressvrije salarisverwerking
Elke maand wordt rond dezelfde tijd het salaris uitbetaald. Daar gaat best wat werk inzitten. Door nieuwe looncomponenten, medewerkers, declaraties, en uitzonderingen kan dat soms voor verrassingen zorgen. Hoe dichter bij de betaaldatum komt, hoe meer stress dat kan opleveren. Daarom hebben wij 5 tips op een rij gezet die voor jou de salarisverwerking makkelijker maken.
Begin op tijd
Het lijkt een open deur, maar begin op tijd met de salarisverwerking. Natuurlijk is het afhankelijk van het aantal medewerkers, maar zorg dat je ruim de tijd hebt om de salarissen te verwerken, te controleren, en payroll auditormeldingen op te lossen. Zo heb je ook genoeg tijd om een eventuele foutmelding op te lossen. Ook wanneer je daar eventueel de supportafdeling van AFAS bij nodig hebt.
Salarisverwerking via de geplande taak
Er zijn twee belangrijke geplande taken die tijd kunnen besparen bij de salarisverwerking. Beide acties kun je ’s nachts plannen zodat je hier niet overdag op hoeft te wachten. Zo is de salarisverwerking altijd up-to-date en kun je gelijk aan de slag met controleren of de bijzonderheden.
- Periodieken toekennen
Met de geplande taak ‘Periodiek toekennen’ kun je per werkgever of verwerkingsgroep op een gepland tijdstip de actie Periodiek uit de salarisverwerkingscockpit starten. Hierdoor kent Profit automatisch de nieuwe treden van de loonschalen toe aan de medewerkers. Je hoeft dus zelf niet deze actie te starten. - Salaris verwerken
Ook de geplande taak ‘Salaris verwerken’ kun je per verwerkingsgroep of werkgever toevoegen. Wanneer de salarisverwerkingsplannen zijn toegevoegd, wordt op het ingestelde tijdstip de taak ‘Verwerken’ uit de salarisverwerkingscockpit gestart.
’s Nachts worden alle salarissen verwerkt, zodat jij de volgende ochtend gelijk met de actuele gegevens aan de slag kunt! Je hoeft dus niet te wachten tot de wachtrij taak is voltooid.
Tip: Bekijk gelijk welke geplande taken er nog meer zijn
Niet elke dag opnieuw salarissen controleren met dichtzetten van een periode
Dichtzetten is voor sommigen nog een onbekend begrip, maar een hele mooie functionaliteit van de salarisverwerkingscockpit. Dichtzetten is namelijk het proef accorderen van de salarisverwerking.
Als salarisadministrateur krijg je vaak de hele maand door verschillende mutaties en declaraties binnen. Maar natuurlijk wil je niet elke dag opnieuw alle salarissen controleren om te kijken of er iets is veranderd. Daarvoor is het dichtzetten van een periode een ideale oplossing.
Met het dichtzetten ‘proef accordeer’ je de gegevens die op dat moment zijn gecontroleerd. Vervolgens wordt de salarisverwerking van de betreffende periode in 2 gesplitst.
Het eerste deel is gecontroleerd en al ‘proef geaccordeerd’, dit is de dichtgezette regel. Het tweede deel is de verschillen na dichtzetten-regel. In deze regel komen alle mutaties en declaraties te staan die ná het dichtzetten zijn toegevoegd.
Na het dichtzetten hoef je daardoor enkel de nieuwe mutaties en declaraties bij de medewerker te controleren en dus niet steeds de volledige salarisverwerking.
Aan het einde van de periode neem je de laatste wijzigingen mee in de dichtgezette periode en accordeer je deze. Zo verwerk je de gehele periode zonder steeds opnieuw alles te hoeven controleren. Handig!
Testwijzigingen eerst toepassen in je testomgeving
Soms komt het voor dat je een nieuw looncomponent wilt gebruiken bij een medewerker of dat er een belangrijke mutatie moet worden doorgevoerd. Je wilt natuurlijk niet dat dit een ongewenste uitkomst heeft voor de salarisverwerking of andere gegevens in Profit.
Daarom adviseren wij vanuit Support om bij twijfel iets altijd te testen. Dit kan in de Testomgeving, maar soms ook met een Pro forma medewerker. Zorg er wel altijd voor dat deze gegevens up-to-date zijn!
Wanneer je dus een verandering hebt bij een medewerker of in de looninrichting, dan is het belangrijk om voorbereid te zijn op eventuele payroll auditor meldingen of de uitkomst in de berekening van het salaris.
Is het een mutatie bij 1 specifieke medewerker? Probeer deze dan eerst te testen via de Pro forma. Gaat het om een wijziging bij de werkgever of op cao-niveau, dan is het beter om dit eerst in de testomgeving te verwerken.
Natuurlijk betekent dat niet dat je alles eerst moet testen, maar bij nieuwe of belangrijke mutaties kun je wel mutaties doen die geen invloed hebben op de live omgeving.
Initieer regelmatig een TWK en kom niet voor een verrassing te staan in december
Jaarlijks sluit je de salarisverwerking in december af met een correctieperiode en een TWK (terugwerkende kracht). Wanneer je alleen de TWK in de laatste periode draait, kun je soms een verrassing tegenkomen in de vorm van een correctie.
Bijvoorbeeld een extra uitbetaling van een medewerker, maar door een herrekening kan er ook wel een inhouding ontstaan. Nu is een extra uitbetaling vaak niet lastig, maar kan een inhouding aan het einde van het jaar na de reguliere salarisverwerking wel eens pittig zijn om op te lossen.
Om zo’n verrassing te voorkomen, is het handig om af en toe een TWK te initiëren. In de meeste gevallen zorgt dit niet eens voor een correctie en heb je dus een ‘correctieloze’ salarisverwerking. Maar in het geval dat er wel een correctie plaatsvindt, kun je deze meenemen in de periode zelf.
Ook bij zo’n TWK kan het fijn zijn om deze eerst eens te verwerken in de testomgeving. Ook dan kun je rustig kijken of je de correcties in een correctieperiode moet verwerken of in de normale salarisverwerking.
Meer informatie over Payroll en cao-wijzigingen
Lees alle tips op de speciale themapagina over de jaarafsluiting van Payroll. Of bekijk de sessie van Benno Welmers, Manager Cao beheer, over onder andere het testen en controleren van cao-wijzigingen in de omgeving. Onderwerpen zoals Dichtzetten, Testen en de TWK komen hier in naar voren.
