Autorisatiedashboard: altijd overzicht en grip op je autorisatie
Een goede autorisatiestructuur is onmisbaar als je optimaal wilt profiteren van onze software. Omdat je autorisatie op verschillende plekken moet regelen, is het niet altijd eenvoudig alle verbanden te zien. Dat is nu verleden tijd! Het nieuwe autorisatiedashboard brengt alle relevante informatie rondom autorisatie van gebruikers en groepen samen in één overzichtelijk dashboard. Als AFAS beheerder heb je nu altijd een compleet beeld en meer controle over de autorisatie.
Je wil niet dat gebruikers te veel of te weinig rechten hebben. In het eerste geval kunnen gebruikers dingen doen of zien die niet de bedoeling zijn. En met te weinig rechten op Profit of InSite worden gebruikers beperkt in hun werkzaamheden. In beide gevallen loop je dan als organisatie risico.
Geen dagtaak
Autorisatie is ontzettend belangrijk omdat iedereen dan zijn werk goed kan doen. Toch wil je ook niet dat het toekennen van rechten voor gebruikers een dagtaak is. Daarom zijn gebruikersgroepen bij AFAS het uitgangspunt. Het is praktisch gebruikers met een specifieke rol of functie aan een gebruikersgroep te koppelen. Dat helpt om autorisatie te automatiseren en biedt je een beter overzicht.
Klanten denken mee
In de praktijk was het voor AFAS Beheerders niet altijd makkelijk om het gewenste overzicht te krijgen. Hiervoor moest je zelf allerlei combinaties maken. Sommige klanten vonden dat niet zo handig en trokken aan de bel. Dat was voor ons het signaal om een autorisatie dashboard te ontwikkelen. Om zeker te weten wat de behoeftes waren, dachten klanten tijdens inspiratiesessies mee over de inrichting van het autorisatiedashboard. Inzicht in de pagina’s, functionaliteiten, autorisatierollen, groepen en gebruikers van InSite en OutSite is enorm handig.
Het autorisatiedashboard heeft 3 kernonderdelen
- KPI’s checken
In dit scherm zie je in een oogopslag wat de status van autorisaties is. Een goed voorbeeld is de rechten op de autorisatietool zelf. Hiermee kun je iedereen, inclusief jezelf, alle rechten toekennen. In veel organisaties is dit een select aantal gebruikers. Als hierin iets verandert, wil je dit als beheerder direct zien. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor gebruikers die niet meer in dienst zijn, maar nog niet geblokkeerd zijn. In het dashboard valt zo’n afwijking direct op. Zo kun je snel een check doen en zo nodig meteen actie ondernemen.
- Compleet beeld van de autorisatie
Om een goed beeld van de autorisatie te krijgen, moest je voorheen diverse weergaven openen, bijvoorbeeld voor Profit, InSite, OutSite en Pocket. In het autorisatie dashboard komt alles samen. Met filters zie je in één keer wat een gebruiker waar kan. Via de werkbladen, bijvoorbeeld voor InSite of Pocket zie je of iemand pagina’s alleen kan bekijken of ook kan onderhouden. Bovendien kan je snel doorklikken als je dieper de autorisatie in wilt. Zo kom je nooit meer voor verrassingen te staan.
- Vergelijken van gebruikers en groepen
Soms krijg je vragen van collega’s waarom iemand met dezelfde functie meer rechten heeft. Voorheen kon dat best wat uitzoekwerk vragen. In het dashboard is meteen inzichtelijk waarom er een verschil is. Dit inzicht is prettig voor jezelf en voor je collega’s. Want jij kunt vragen snel beantwoorden. En je komt in de verleiding om iemand toch snel handmatig rechten toe te kennen. Dat lijkt een quick fix, maar op termijn levert dit alleen maar extra werk op. En laten we eerlijk zijn: je wilt je tijd toch liever besteden aan het optimaliseren van AFAS dan aan het toekennen van rechten.
Suggesties?
Media & Content medewerker Kim Dierckxsens gaf tijdens de Dag van de AFAS Beheerder 2023 een sessie over het autorisatiedashboard. Download haar presentatie of lees gelijk hoe je het autorisatiedashboard voor jouw organisatie activeert. Bekijk ook de video!
