Blog: 7 tips voor AFAS Beheerders

Een blog van Robbert de Ruijter,  Manager Opleidingen & Advies bij AFAS

De applicatiebeheerder hebben wij altijd al ontzettend belangrijk gevonden. Juist vanwege het feit dat wij er in geloven dat klanten zo zelfstandig mogelijk met onze software moeten werken. Niet afhankelijk zijn van consultancy en allerlei derden die je ontzorgen.

Onderzoek onder 7.200 klanten toont ook aan dat zij die investeren in hun eigen kennis, en tijd maken voor een ‘beheerder’ maar liefst 1.4 punt meer tevreden zijn. Dit is ook logisch:

  • Je hoeft minder te zoeken, kennis is voor handen
  • Je hebt minder contact nodig met ons support center; scheelt je tijd
  • Je hebt minder inhuur van consultancy nodig; scheelt je geld
  • Je bent meer tevreden en hebt minder irritatie omdat je zelfredzaam bent
  • Je bent ‘agile’ (om een populaire term te gebruiken), en kan dus organisatie aanpassingen snel doorvoeren binnen onze automatisering.

Daarom hebben wij de ‘Dag van de AFAS Beheerder’! Juist om je te voorzien van alle informatie rondom de functie ‘beheerder’. De ruggengraat van je organisatie als het gaat om het verbeteren van processen en die de organisatie écht verder helpt door middel van automatisering. Ik heb de eer tijdens deze dagen op het podium van ons theater te staan.

Wij hebben als AFAS Advies 1250 afspraken per jaar met als doel klanten meer rendement en plezier uit onze software te laten halen. De rode draad hierin is vaak het beheer. Te weinig tijd, niet gewaardeerd, te weinig kennis et cetera. Voorbereidend op de ‘Dag van de AFAS Beheerder’ hierbij alvast 7 tips om je werk als beheerder van onze software eenvoudiger en leuker te maken!


Tip 1: Positioneer jezelf goed

Valkuil die ik dagelijks zie is dat een beheerder alleen maar ‘handjes’ levert. Puur een uitvoerder. Zet jezelf neer als strategisch sparringspartner van een MT en directie om de organisatie verder te helpen. Hoe je dat doet? Zorg dat je snel aangehaakt bent bij organisatie veranderingen, zodat jij advies kan geven hoe dit procesmatig kan worden ondervangen. En niet dat je alleen de boodschap krijgt ‘regel het’. Wees proactief en enthousiasmeer je MT en directie voor de kansen die de organisatie nog niet gebruikt, maar al wel (gratis) in onze software zitten. Weet je niet wat je allemaal met onze software kan? De AFAS Adviseur helpt je graag. 


Tip 2: Zorg voor een rechte rug!

Je zal tegenwerking krijgen op het moment dat jij overtuigd bent van een idee. Het is nu eenmaal een feit (CBS) dat 93% van de mensen verandering eng vindt. Niet omdat zij er tegen zijn, maar omdat het zorgt voor een vorm van onzekerheid. Voortbordurend op Tip 1, zorg dat MT en directie je basis vormen qua draagvlak. Sta boven de angst en durf die stip aan de horizon te stellen, uiteraard beargumenteerd. Het mag voor zich spreken dat kennis hierin de basis vormt. Doordat jij precies weet wat er wel en niet kan met onze software, en hoe het werkt, wordt het jou niet heet onder de voeten als er uitdagende vragen komen. Werk dus elk jaar aan je kennis bij een van de vele opleidingen en zeker Bootcamps die we wekelijks organiseren. 


Tip 3: Communiceer en wees zichtbaar

Om Tip 1 en 2 goed uit de verf te laten moet je zorgen dat de organisatie je kent. Op het moment dat je op de G-vleugel in een achteraf kantoortje zit, zullen mensen minder snel met je sparren en veelal kritisch zijn op afstand. Werk slim en maak mensen fan van je idee, zoek je ambassadeurs en geef hen het voordeel om als eerste met een verbetering (optimalisatie) te mogen werken. Investeer in deze relatie, en voorkom dat jij de ‘it-nerd’ bent binnen het bedrijf. Het is super belangrijk dat je alle kennis hebt, alleen sociale vaardigheden zijn net zo belangrijk. Want wat ga jij met een super goed idee doen, als niemand er in gelooft?


Tip 4: Bruistabletjes & ventieltrekkertjes

Jan van Setten zei het ooit al; je hebt twee soorten mensen.. Die hebben allebei een andere benadering nodig, en zorg er wel voor dat beiden aangehaakt zijn bij je projecten. Een negatief iemand, bedenk je altijd ‘waarom is iemand negatief?’, is waardevol! Op het moment dat hij of zij gehoord is zullen automatisch vergelijkbare collega’s minder snel tegen je in gaan. Een fan binnen je organisatie moet je dan ook het podium geven. Deze zorgen voor een goed draagvlak en verspreiden zich als bloemen stuifmeel door je organisatie en laten jouw plan overal positief groeien. Beleg dus informatie en inspiratie momenten waarin je mensen in een vroeg stadium al meeneemt en dus veel feedback ontvangt, voordat jij je kostbare uren al in de oplossing hebt gestoken. Bonustip als uitbreiding hierop: zorg voor inloopsessies, dit geeft mensen de kans gedurende het project (waar je dus nog kan bijsturen) feedback te geven. Los van of je hier iets meteen mee kan doen in het project (bijv. omdat het de scope overstijgt), neem je hun wensen wel serieus en agendeer je het als kans.


Tip 5: Timing

Dit is alles! Op het moment dat jij een gouden idee hebt, maar de organisatie is er niet klaar voor dan is het hard werken, voor weinig resultaat. Dat is zonde. Voel dus aan wanneer de organisatie behoefte heeft aan je idee, en ondanks dat het een goed idee is moet je accepteren dat het soms te vroeg is. Weet wel dat juist dat AFAS hierin een breekijzer kan zijn, om mensen anders te laten denken. We helpen graag. Een roadmap (jaarplanning) helpt je hier enorm bij! In april komen wij altijd met veel nieuwe functionaliteit tijdens onze AFAS Open, hét moment om kritisch naar je jaarplanner te kijken met welke wensen je wilt realiseren en urgent zijn voor de organisatie. Hoe urgenter, hoe groter het draagvlak.


Tip 6: Denken door te doen

Maak altijd een project van je verbetering! Uiteraard niet als je een paar weergaves gaat aanpassen (bonus tip: wat overigens vaak al veel gebruikersvriendelijkheid oplevert!) maar wel bij het in gebruik nemen van nieuwe functionaliteit. Een goed project geeft inzicht in:

  • Waarom doen we dit? (strategisch)
  • Wat kost het? (uren / geld)
  • Wanneer is het klaar?

Het valt me vaak op dat de term ‘klaar’ nogal lastig is. In mijn ogen is een project klaar wanneer alles werkend is zoals aan de voorkant in de scope afgesproken, getest is en akkoord bevonden door de mensen uit Tip 4. Dit voorkomt dat een project eeuwig blijft lopen. Scrum is hier een prima methode voor!


Tip 7: Doe het niet allemaal alleen

Je bent nooit alleen! Je hebt maar liefst >10.000 andere AFAS klanten die waarschijnlijk soort gelijke uitdagingen kennen als binnen jouw organisatie. Zoek dus mede beheerders op en spreek met elkaar af. AFAS faciliteert graag dit soort overleggen waarin je elkaar inspireert, kennis deelt en zelfs ook content zoals signalen, rapporten en analyses. Twee weten altijd meer dan één, doe daar dan ook je voordeel mee. Twijfel je over een optimalisatie kans, laat dan gerust een bericht achter in onze LinkedIn Gebruikersgroep waar ruim 1.200 mensen graag met je meedenken. 


Ik kijk er naar uit je te ontmoeten tijdens de ‘Dag van de AFAS Beheerder’ en vraag me dan gerust de oren van het hoofd. Wil je nu meteen sparren met iemand van AFAS Advies? Vraag dan nu je afspraak aan. 



De tips uit deze blog:
  1. Positioneer jezelf goed
  2. Zorg voor een rechte rug!
  3. Communiceer en wees zichtbaar
  4. Bruistabletjes & ventieltrekkertjes
  5. Timing
  6. Denken door te doen
  7. Doe het niet allemaal alleen