De gereedschapskist van de AFAS Beheerder
Hoe maak je je werk nóg leuker?
Onze consultants zitten bij een implementatie of optimalisatie vaak naast de AFAS Beheerder. Dat is de ideale gelegenheid voor een kijkje in de keuken bij verschillende klanten. Natuurlijk is geen organisatie hetzelfde en dat geldt ook voor hun inrichting van AFAS. Toch zijn er zeker tips & tricks waar iedere beheerder van profiteert. Met die tools in je gereedschapskist wordt je werk makkelijker, en zorg je dat collega’s optimaal profiteren van onze software. We zetten de belangrijkste gereedschappen voor je op een rij.
Stroomlijn je inrichting
Het lijkt een open deur, maar bij alles wat je doet, is het cruciaal dat je je zaken op orde hebt. Pas dan kun je je focussen op je werk. Dat begint met het inrichten van het menu en tabbladen. Hiervoor geldt: hoe minder je ziet, hoe beter het overzicht. Als je Fiscaal niet gebruikt, dan hoef je dat ook niet in je scherm te zien. Dit geldt niet alleen voor beheerders. Denk daarom goed na over wat je collega’s willen en kunnen zien. Ga in gesprek en regel het goed in via autorisatie. En zorg tot slot dat men niet onnodig hoeft te klikken, beperk bijvoorbeeld de keuze voor een boekingslay-out.
Een foutmelding, wat nu?
De software kan ontzettend veel, toch gaat er ook weleens wat mis. Het is de kunst om niet alleen brandjes te blussen. Het oplossen van ad hoc-problemen kost namelijk veel tijd. Bovendien is dit werk niet per se inzichtelijk. Pak vragen dus gestructureerd op. Laat ze insturen via een workflow en probeer de vraag eerst goed te snappen voor je aan de slag gaat. Kijk mee met je collega om te achterhalen waar de hick-up zit; in een workflow, autorisatie of geplande taak. Veel processen verlopen via een wachtrij en elke module heeft een eigen wachtrij. Hier vind je een overzicht van alle wachtrijtaken. Creëer dus overzicht en maak bijvoorbeeld een snelfilter op ‘voltooid met fouten’.
Geen pleisters plakken
Als je een vraag krijgt of zelf dingen tegenkomt, voorkom dan dat je pleisters gaat plakken. Je wilt niet weer over een tijdje hetzelfde probleem oplossen. Zoek daarom snel contact met de gebruiker, overleg en leg zo nodig uit wat er misgaat. Geplande taken komen bijvoorbeeld in een wachtrij en hiervoor kun je een signaal aanzetten. Dit signaal is standaard aanwezig in Profit. En als er iets misgaat met het verzenden van een mail, loonstrook of factuur, dan kun je eenvoudig de berichthistorie checken. Deze informatie helpt je problemen structureel aan te pakken.
Monitor je beheer
Het is fijn om te zien waar je mee bezig bent en een goed overzicht van je beheer te hebben. Een cockpit biedt je het noodzakelijke inzicht, overzicht en uitzicht. Zo maak je duidelijk wat je gedaan hebt en als onderwerpen vaak terugkomen, maak dan een FAQ. Op die manier zorg je dat mensen zelf actie ondernemen. Vergeet ook niet dat je via logging altijd kunt zien welke gegevens zijn aangepast. Kies daarbij wel zorgvuldig welke velden je wilt monitoren. Ook daaraan wil je niet te veel tijd kwijt zijn. Gelijk aan de slag? Lees dan hier meer over analyses en cockpits.
Testen, testen, testen
In onze ogen kun je nooit genoeg testen. Het is dan wel belangrijk dat je een recente testomgeving gebruikt. Je kunt zelf instellen met welke frequentie je deze omgeving wilt verversen. Omdat de software heel veel kan, heb je ontzettend veel mogelijkheden om te experimenteren. Doe dat dan ook! Er kan niks stuk. Als er een nieuwe update is, is het slim die te testen voor de uitrol. Hiervoor kun je eenvoudig een acceptatieomgeving inrichten.
Reflecteer op je werk
Je werk als AFAS Beheerder kan soms best hectisch zijn. Daarom is het goed om op gezette tijden een stapje terug te doen. Dat is een mooie kans om even te reflecteren op je werk. Wat heb ik gedaan? En hoeveel tijd was ik waar mee bezig? Zet voor jezelf op een rij wat er goed ging en wat nog beter kan. Vergeet dit niet. Het heeft echt geen zin om alleen maar vooruit te rennen. Neem soms even de tijd en vergeet vooral niet te genieten.
Nog meer tips?
Succesmanagers Jacolien Pul en Robert Leewis deelden deze tips in hun sessie tijdens de Dag van de AFAS Beheerder 2023, om je werk nóg leuker te maken. Download hieronder hun presentatie, of stel jouw vraag aan onze Succesmanagers.
