De inspiratie om een nóg betere AFAS Beheerder te worden
Terugblik op de Dag van de AFAS Beheerder 2025
Dit jaar ontvingen we meer AFAS Beheerders dan ooit in ons AFAS Clubhuis. Op deze boeiende dag ontvingen zo’n 1.000 Succesbeheerders kennis en inspiratie om hun werk en dat van collega’s nóg makkelijker en leuker te maken. Door de hoge opkomst, verdeelden we de groep voor het eerst over het Theater en het Atrium. Zo kreeg iedereen een boeiend programma vol kennis en praktische tips en trucs, en kon iedereen geïnspireerd naar huis!
Bekijk de aftermovie
Aftrap
Tijdens de aftrap draaiden Manager Opleidingen Leon Harmsen (in het theater) en Consultant Lucas Houben (in het Atrium) er niet omheen: AFAS Beheerders zijn de ruggengraat van hun organisatie. Jullie zorgen ervoor dat onze software goed werkt. Dat is niet altijd eenvoudig, vooral als je de beheerrol naast je ‘gewone’ werk doet. Bij navraag combineert bijna de helft van de zaal beheer met ander werk. Toch is het belangrijk dat je deze rol serieus neemt en actief oppakt. Daar helpen we je graag bij. Bijvoorbeeld door je vandaag heel veel handvatten te geven waarmee jij jouw meerwaarde voor je collega’s en je organisatie blijft vergroten. En vergeet vooral niet dat het een feestje is om dit te mogen doen!
Plenaire sessie: De AFAS Beheerder is goud waard
Manager Servicemanagement, Geurt Kleijer, loopt al heel wat jaren rond bij AFAS-klanten. Eerst dacht hij dat de meest tevreden klanten de mooiste inrichting hadden. Inmiddels weet hij beter. Klanten zijn tevreden als ze het meeste uit de software halen. En dat lukt alleen als je het beheer goed voor elkaar hebt. Daarom zijn Succesbeheerder goud waard voor hun organisatie. En jij bepaalt zelf de wisselkoers. Dat lukt niet als je alleen op de winkel past. Je wilt concrete waarde toe te voegen met AFAS. Maar dan moet je alert zijn en verantwoordelijkheid nemen om kansen te benutten.
Niemand kan bijvoorbeeld nog om AI heen. Toch gebruikt 35 procent de aanwezige AFAS Beheerders AI nog nauwelijks. Dat is een gemiste kans. Zeker als je weet wat de AFAS AI-assistent Jonas voor jou en je collega’s kan doen. Het is niet de bedoeling dat je er zomaar mee aan de slag gaat, maar dat geldt voor alle functionaliteit. Bepaal eerst je doelen en leg ze vast in een jaarplanner. Als je de kosten en baten inzichtelijk maakt met een business case ziet iedereen – management en collega’s – waarom een optimalisatie een goed idee is.
Geef kennisontwikkeling aandacht
Als je verbeterkansen wilt verzilveren, moet je wel weten waar je mee bezig bent. Besteed dus aandacht aan kennisontwikkeling. In de zaal geeft ongeveer 20 procent zichzelf nog een vijf of lager voor Profit-kennis. Geurt onderstreept dat dit echt niet nodig is. Er zijn heel veel cursussen en opleidingen. En als je het even niet weet, denkt AFAS Opleidingen graag met je mee over je eigen persoonlijk ontwikkelplan.
Tegelijkertijd is het wel belangrijk dat je niet op een eiland opereert. Ga in gesprek met afdelingen, teams en collega’s en ontdek hoe ze werken en denk mee over verbeteringen. Vanuit verbinding is het makkelijker mensen mee te nemen in veranderingen. Blijf dus communiceren en doe dat met humor. Ook hierbij hoef je het wiel niet zelf uit te vinden. Op de pagina Leren van elkaar vind je prachtige voorbeelden van grote en kleine klanten. Pak dus vooral je kans om te shinen en laat zien dat je goud waard bent voor je collega’s en organisatie. Dan zorg je ervoor dat je écht de tofste baan hebt.
De belangrijkste take-aways van Geurt op een rij:
- Vergeet nooit dat je goud waard bent
- Creëer meer ‘prioritijd’
- Werk altijd volgens een plan
- Blijf werken aan kennis
- Communiceer (met een knipoog)
Product pitches: toffe functionaliteit waar je direct mee aan de slag kan
De Productmanagers van AFAS zitten nooit stil. Ze krijgen heel veel wensen en speuren zelf ook continu naar verbeterkansen. Op AFAS Open 2025 (waar de inschrijving binnenkort voor start) praten ze je weer bij over de allernieuwste functionaliteit. Als AFAS Beheerder hoef je daar gelukkig niet op te wachten. In de huidige Profit-versie zitten nog genoeg verborgen parels. Productmanagers Nieke Dorland, Kevin Voges en Diederick Buis delen graag welke functionaliteit jij niet mag missen en ze laten zien hoe je het zelf inricht.
Workflow voor een soepel on- en offboardingproces
Voor een soepel onboardingproces is de juiste informatie over de medewerkers cruciaal. Dan weet je zeker dat iemand een lekkere start maakt. Aan de andere kant moet je volgens Nieke het vertrek van een medewerker ook goed regelen. Hij of zij mag dan geen toegang meer tot systemen of gegevens hebben. Gebruikersprofielen, draaiboeken en signalen binnen de nieuwe workflow Onboarden helpen je dit soepel en betrouwbaar te doen.
Bij vertrek worden autorisaties (In- en Outsite of de Pocket app) direct ingetrokken. Toch wil je niet alles verwijderen, omdat je bijvoorbeeld nog een jaaropgave moet aanleveren. Met de workflow Onboarden richt je dat één keer in en werkt het vervolgens automatisch. Dit geldt omgekeerd ook voor nieuwe medewerkers. Met een draaiboek Indienst staat op dag één alles klaar. Alle gegevens zijn binnen en je nieuwe collega kan inloggen met een nieuwe laptop. Om te maximaal te profiteren van de nieuwe workflow moet je deze wel goed inrichten. Nog niet ieder klant heeft gereageerd op de vraag hoe ze dat gaan doen; met een partner, onze consultants of zelf. Het is belangrijk om dit snel te melden, zodat we voldoende capaciteit kunnen inplannen. Dit moet voor de uitrol van Profit 6 (zomer 2025) gereed zijn.
Bouw eenvoudig je eigen AI-assistent
Kevin is blij dat al meer dan 400 klanten de AI-functionaliteit in Profit hebben geactiveerd. Het is algemeen bekend dat generatieve AI ideaal is om taken te automatiseren. Bijvoorbeeld contentcreatie, vraag en antwoordmodellen of analyse van informatie. Binnen Profit kun je eenvoudig je eigen AI-assistent (Jonas bij AFAS) bouwen. Bijvoorbeeld voor het automatisch beantwoorden van HR-vragen. Jonas integreer je eenvoudig in een workflow, maar het is wel zaak dat je de opdracht of prompt, databronnen en context goed inregelt. Het mooie is verder dat je resultaten eenvoudig kunt beoordelen en blijven verbeteren.
Bronnen zoals een personeelshandboek of cao zijn onmisbaar voor Jonas. Als er bijvoorbeeld meerdere cao’s zijn, los je dit op met condities. Een workflow kan dus meerdere assistenten inzetten. Om grip op de resultaten te houden, beoordelen collega’s deze met een duimpje. Als er feedback is, check je de prompt of het brondocument. Zo blijf je de waarde van AI continu vergroten.
Meer grip op inhuur van zelfstandigen
Nederland is een flexland bij uitstek. 35 procent van onze beroepsbevolking is zelfstandig. Zeker nu de arbeidsmarkt krap is, huren veel bedrijven zzp’ers in. Daar kleven ook risico’s aan meldt Diederick. Huur je de juiste expertise in en betaal je niet te veel? Je wilt afspraken goed borgen en controle houden op inkoop en facturatie. Dit is geen standaard verloningsproces. Het proces inhuur derden bundelt alle relevante stappen en helpt je op weg.
Het proces start bij inkoop, waarbij afspraken over duur en tarieven goed zijn vastgelegd. Dat voorkomt latere discussie en vertragingen in het proces. Na de onboarding worden de uren, eventueel op projecten, geboekt waarna, goedkeuring, facturering en betaling automatisch volgen. Het proces in Profit biedt twee aanvliegroutes. Bij de eerste ontvang je een factuur en bij de tweede maak je als inhuurder zelf de factuur op basis van geregistreerde uren. Deze variant, self billing, is vrij nieuw. Welke variant je ook kiest, je houdt gegarandeerd grip op de inhuur van derden. En het mooie is dat je er morgen al mee kunt beginnen.
Steek je licht op bij Opleidingen, Servicemanagement en Content
Voor iedereen gaat lunchen onderstreept Leon dat vandaag de ideale gelegenheid is om andere AFAS Beheerders te ontmoeten en ervaringen te delen. De praktijkverhalen, valkuilen en tips van andere beheerders zijn heel leerzaam. Het is inspirerend te horen hoe andere organisaties, binnen of buiten je eigen branche, AFAS gebruiken. Ook AFAS-medewerkers zijn beschikbaar voor vragen of extra informatie.
In de foyer van het Theater zijn diverse stands. Zo kunnen de mensen van Opleidingen je alles vertellen over het cursusaanbod, het Succesbeheer Traineeship, de post-hbo HRM en post-hbo Finance. Ook de teams van Content en Servicemanagement staan paraat voor vragen. Verder lopen er Succesmanagers rond om te sparren over optimalisaties voor jouw organisatie.
Meer de diepte in met de deelsessies
Na de lunch is het tijd voor verdieping. De deelsessies varieren van concrete cases van AFAS beheerders tot inrichtingstips van specialisten. Iedereen kan de onderwerpen kiezen die het best passen. De deelsessies zijn:
- Automatiseer je autorisatie
Hans Roozen, Applicatie- en Procesmanager bij AFAS - De kracht van InSite
Marlous Hentenaar – van Nispen, Media & Content medewerker bij AFAS - Hoe werkt Applicatie & Procesbeheer bij AFAS
Jeroen de Beer, Lead Applicatie & Procesbeheer bij AFAS
bekijk de video van deze deelsessie > - Jonas (AI) integreren in workflows
Beimen Vellinga, Servicemanager bij AFAS en Wouter Wessel, Servicemanager HRM/Payroll bij AFAS - Workflows als vliegwiel van je organisatie
Robert Rovers, Senior Consultant bij AFAS - Signaleren kan je leren
Viktor Linn (Applicatie- en procesmanager) - Succesbeheerder aan het woord: Van welkom tot WOW, succesvol onboarden
Charlotte Braakman, Coördinator ICT en functioneel beheerder bij Wildlands en Atlas
bekijk de video van deze deelsessie > - Succesbeheerder aan het woord: Slimme tools voor succesvolle AFAS-projecten
Arjan Baatje, AFAS Beheerder bij Fudura.
bekijk de video van deze deelsessie >
De slides van alle presentaties hebben we handig in één overzicht gezet. En als er een video
Omdat het te ver gaat alle deelsessies in de terugblik te bespreken, lichten we er twee uit: de ervaringen met onboarden van Wildlands Succesbeheerder Charlotte Braakman en de sessie over het integreren van Jonas of AI in workflows.
Deelsessie: Succesvol onboarden bij Wildlands
Voor AFAS Beheerders zijn de praktijkervaringen van andere beheerders superinteressant. Charlotte Braakman is als AFAS Beheerder nauw betrokken bij de implementatie en optimalisatie van Wildlands en Atlas Theater in Emmen. De livegang was spannend, maar door deze al in december te doen, konden mensen beter wennen. De organisatie reageerde enthousiast op de nieuwe software, wat ook veel vragen opleverde. Charlotte heeft die tijdelijk geparkeerd. De afgesproken scope heeft eerst voorrang.
De inrichting van Werving & Selectie valt zeker binnen die scope omdat Wildlands door seizoenswerk veel verloop heeft. Voorheen verliep dit proces niet echt geolied. Nu trapt de leidinggevende het proces af en vullen medewerkers gegeven zelf aan. Automatische draaiboektaken zorgen dat alles op tijd in orde is, van contract en digitaal ondertekenen tot de aanvraag van een laptop. Er gebeurt niets meer handmatig. Het is natuurlijk nog even wennen, maar Charlotte enthousiasmeert haar collega’s met een gelikte InSite. Daar vinden ze alle informatie en taken. Deze aanpak onderstreept voor haar de belangrijkste kenmerken van een AFAS beheerder: vooruitkijken, nee durven zeggen en actief en zichtbaar zijn!
Deelsessie:Daag jezelf en Jonas uit om continu te verbeteren
AFAS omarmt AI. Assistent Jonas is inmiddels een vaste waarde in Profit. Toch hebben Beimen Vellinga en Wouter Wessel wel een disclaimer. AI staat nog in de kinderschoenen en Jonas is een Béta-versie. Bovendien moet je er wel verantwoordelijk mee omgaan. Maar als je dat doet, heb je een perfecte assistent voor analyses en slimme reacties. Een mooie toepassing is de beoordeling of een sollicitant geschikt is. Hij helpt je het cv en de motivatie te analyseren op basis van jouw eisen. En als er geen match is, schrijft hij ook een passende afwijzingsbrief.
Dit klinkt allemaal prachtig, maar je moet wel zelf een duidelijke instructie of prompt formuleren. Jonas moet zijn rol kennen, de toon en stijl weten en hoe gedetailleerd hij moet antwoorden. Als je dat doet, kun je Jonas eenvoudig in een workflow opnemen. Het is wel cruciaal dat je blijft testen en fijnslijpen. Een duimpje omhoog of omlaag op de output helpt hierbij. Zo maak je Jonas elke keer weer slimmer. Ga er dus vooral mee experimenteren en daag jezelf en Jonas uit met creatieve opdrachten. Als je geïnspireerd bent, kun je meer ontdekken in de AI inrichtingssessie.
Wegwijs in de wereld van AFAS; hulplijnen en ondersteuning
Uit gesprekken van Leon gedurende de dag blijkt dat niet iedereen bekend is met alle hulplijnen en ondersteuning die AFAS biedt. Dat kan soms ook een doolhof lijken. Om je op weg te helpen in de wereld van AFAS zet hij ze nog een keer op een rij:
De Help-pagina’s
Op help.afas.nl vind je alle ins & outs over Profit. En als je er dan nog niet uitkomt kun je altijd je een vraag of verzoek insturen.
Wensenlijst
Op de wensenlijst kun je je wens insturen en aangeven welke wens van een andere beheerder je ook waardevol vindt. Productmanagement kijkt mee om te bepalen of ze een wens oppakken.
De Jaarplanner
Kijk ook regelmatig op de Jaarplanner om te ontdekken welk event voor jou interessant is. Vergeet niet te filteren, zodat je niets mist.
De Succesmeter
Op de Succesmeter check je eenvoudig welke functionaliteit je organisatie gebruikt en vooral ook welke nog niet. In de benchmark met andere organisaties in jouw branche zie je snel waar nog kansen liggen.
De Succesbeheerportal
Op deze overzichtelijke portalvind je als AFAS Beheerder alles wat je maar wilt weten over je rol op één centrale plek. Van templates en modellen tot tips & tricks van andere AFAS Beheerders.
De LinkedIn gebruikersgroep
Hier heb je een hulplijn en inspiratieplek van meer dan 17.000 medebeheerders die ook elke dag met AFAS werken. Je krijgt antwoord van andere AFAS Beheerders of onze eigen specialisten.
En kom je er op al deze plekken toch niet helemaal uit? AFAS Support, Servicemanagement, Consultancy en Succesmanagement staan altijd voor je klaar. Je hoeft alleen maar een vraag te stellen!
Plenaire sessie: Vuistregels voor succesvol beheer
Hoe mooi is het als je het werk van je collega’s steeds weer een beetje leuker en makkelijker kan maken? Dat is precies waarom Applicatie- en procesmanager Viktor Linn vindt dat hij de allerleukste job heeft. En dat geldt dus ook voor alle AFAS Beheerders in de zaal. Hij deelt dan ook vol enthousiasme de 10 vuistregels waarmee je je functie nóg leuker maakt. Stap 1 is gewoon alles in Profit doen. Dan heb je alles onder één dak en bied je collega’s een perfecte digitale werkplek op InSite. Laat ze vooral ook alleen dingen zien die ze nodig hebben. Richt daarom in ieder geval de workflow Aanvraag AFAS Beheer in en gebruik signalen. Dan heb je altijd overzicht, automatiseer je maximaal en vergeet je niets. En dat geldt natuurlijk ook voor elk ander proces.
Volgen Viktor kun je anderen alleen helpen als je weet wat er speelt. Ga dus proactief de organisatie in. Als je een idee hebt, zorg dat mensen betrokken zijn. Neem ze mee in elke veranderstap. Dat betekent niet dat jij alles moet doen. Leg verantwoordelijkheden waar ze horen. En dat meestal in de lijn. Met Self Service opties doet iedereen zijn eigen ding. Dan besteed jij je energie en tijd aan optimalisaties. Om te zorgen dat aanpassingen ook echt landen in de organisatie is het vooral zaak dat je ze leuk maakt. Zorg dat mensen zich thuis voelen op InSite en kijk verder dan werk alleen. Wij hebben bijvoorbeeld een marktplaats en pagina’s voor de feestcommissie. Door je organisatie DNA te verweven, voelt iedereen zich betrokken en heb jij de perfecte voedingsbodem om nog meer positieve impact voor je collega’s te maken.
