How-to: AFAS Pocket uitrollen in je organisatie, easypeasy!

“Die app van AFAS, daar moeten we toch maar een keer naar gaan kijken...”

Die opmerking zal je vast wel eens gemaakt hebben naar je collega’s tijdens een overleg, of bij de vrijdagmiddagborrel.. en als reactie daarop zoiets als “ja inderdaad.. daar moeten we zeker een keer naar kijken…” om het onderwerp vervolgens weer terug te denken naar het ‘la-la-la-later-lijstje’.

Het is nu echt tijd om AFAS Pocket van dat lijstje af te halen en je SuperProfitApplicatiebeheer-cape weer om te slaan. Je ontkomt er namelijk gewoon niet aan AFAS Pocket uit te rollen en ik ga je vertellen waarom, hoe je dit gaat doen en welke argumenten je kunt gebruiken tegen die ‘overbezorgde’ ICT-collega.

Waarom dan?

De belangrijkste reden om AFAS Pocket aan je collega’s beschikbaar te stellen is om hun ‘administratieve klusjes’ een stuk makkelijker en leuker te maken zonder dat ze achter hun PC hoeven te kruipen, in te loggen, etc. etc. Maar ook om nieuwsberichten te delen, je taken af te handelen, loonstroken en jaaropgaven te bekijken of de verjaardagen van collega’s niet te vergeten. De voordelen van InSite, maar dan in een app op je telefoon. En omdat je Pocket toch al nodig hebt om in te loggen bij AFAS Online. Waarom dan niet direct alle Pocket functionaliteiten beschikbaar maken en het leven van je collega’s een tikkie makkelijker maken? Dat verdienen ze!

De voordelen van InSite, maar dan in een app op je telefoon.

Hoe dan?

Inrichten die handel: Activeer Pocket in je omgeving. Stuur vervolgens je collega’s automatisch een e-mail (betrouwbaar vanuit Profit) met daarin een gepersonaliseerde QR code zodat het aanmelden voor iedereen als de brandweer gaat, easypeasy!

Kosten?

Quanto costa?

Niente! Pocket is gratis beschikbaar in de app stores en al je collega’s zijn al als gebruiker en medewerker in Profit aanwezig. Heb je nog geen HRM van Profit? Ook dan kun je Pocket gebruiken. Zorg ervoor dat al je collega’s als gebruiker bekend zijn en je kunt contacten, nieuwsberichten en dossier gebruiken in Pocket.

Overbezorgde ICT-afdeling

Overbezorgde ICT-afdeling

Ze zitten eigenlijk overal wel.. de laatste hobbel om jou als applicatiebeheerder onsterfelijk te maken; de ICT-afdeling… “Hoe zit dat met security?”, “Wie gaat dat allemaal beheren dan?”, “Wij zijn gewoon nog niet overtuigd”,  “Iemand Star Trek nog gezien gisteren?” 

Wat je zou kunnen zeggen:

  • Security: Door externe partijen als Computest worden ‘PEN-testen’ uitgevoerd om Pocket veilig te houden
  • Wat anderen doen: AFAS Pocket is door al meer dan 550.000 gebruikers geïnstalleerd, maandelijks worden er bijna 80 miljoen requests gedaan via de app naar het AFAS Online platform. AFAS Pocket is daarmee de meestgebruikte business app van Nederland. 
  • Kosten: Besparingen inderdaad! Voor al die collega’s die geen vaste werkplek hebben, 1x per maand inloggen om hun nieuwsberichtjes te lezen, verlof en uren te boeken of een declaratie vast te leggen.. wat betalen we eigenlijk aan Windows, Citrix, Office-licenties voor deze mensen? Is het een idee om dat gewoon niet meer te doen? (met subtiele hint naar Pocket)
  • Nerdtalk: Uiteraard zet Pocket de https verbinding met een TSL 1.2 protocol op en ja, certificate pinning wordt toegepast en natuurlijk is instalfolder van Pocket ge-sandboxed en alle business rules worden server-side gechecked… Duh
  • Afpersing: “Akkoord? Anders vertel ik spoilers van de komende afleveringen van Star Trek Discovery” (allerlaatste redmiddel)

Dit moet voldoende zijn om je favoriete afdeling over te halen. Wil je wat uitgebreidere info, verwijs dan naar de technische informatie over AFAS Pocket.

AFAS Pocket

In het kort: Wat kun je er allemaal mee?

Je collega's

  •  Afhandelen van je persoonlijke workflowtaken
  •  Altijd op de hoogte van het laatste bedrijfsnieuws
  •  Telefoonnummer of e-mailadres nodig: Zoek het op in de contacten
  •  ‘Wie is Wie’ om al je collega’s te leren kennen
  •  Vastleggen van Declaraties of Dossieritems
  •  Boek je dagelijkse uren
  •  Bekijk je verlofsaldo en boek direct je volgende vakantie
  •  Loonstroken en jaaropgaven altijd bij de hand
  •  Meld je ziek en weer beter
  •  Medewerkersgegevens, salarisrekening of adres wijzigen
  •  Digitaal ondertekenen
  •  Managers kunnen ziekmeldingen voor teamleden maken

Voor jou als beheerder

  •  Uitnodigen gebruikers via berichtsjabloon en QR-code
  •  InSite instuurprofielen voor declaraties en dossier gebruiken in Pocket 
  •  Tokenbeheer: wie werkt er (niet) met Pocket. Trek tokens makkelijk in
  •  Rechten aangepast of profiel gewijzigd? Voer voor iedereen met 1 klik door
  •  Beschikbare Pocketfuncties per gebruikersgroep autoriseren
  •  Beheren van Wie is Wie
  •  Zoekweergaven in te stellen
code

Ontwikkelingen

We zitten niet stil bij AFAS en willen in de komende Profit/Pocket updates weer de nodige functionaliteiten beschikbaar gaan maken zoals: 

  • Projecten en werkbonnen (Profit 15)
  • Familie en noodcontacten (Profit 15) 
  • Notificaties en berichten vanuit Profit
  • Financieel

Iedereen aan de Pocket!

Redenen genoeg lijkt me. Dit is het moment om je als applicatiebeheerder in deze fantastische tool te vreten, ‘m op te leveren en je collega’s blij te maken. Hulp nodig? Lees de help of stel je vraag in de Profit gebruikersgroep op LinkedIn waar je de ervaring van ruim 4000 mede-Profitbeheerders kunt uitvragen.

Ga het regelen, iedereen aan de Pocket! Dat verdien je.



In deze blog:
Over de auteur

Mark Douma is applicatieontwerper in het App Development team van AFAS en medeverantwoordelijk voor de ontwikkeling van de AFAS Pocket app.