Profiteer optimaal van je financiële dashboards

Data is het nieuwe goud voor jouw organisatie. Of misschien wel de ongepolijste diamant. Het mooie is dat veel bedrijven al heel veel data hebben. Het is alleen de uitdaging om deze gegevens slim te gebruiken en de waarde ervan ook daadwerkelijk te benutten voor je bedrijfsvoering. AFAS helpt je op weg door standaard zo’n 60 kant-en-klare dashboards mee te leveren. BI-specialist Wilfred Kruijsbergen legt uit wat je daarmee kunt doen.

Dashboards maken data uit je AFAS software inzichtelijk. Ze visualiseren informatie en maken deze begrijpelijk. Op zo’n manier dat je collega’s er direct mee aan de slag kunnen. Iedereen ziet in een oogopslag wat er gebeurt en hoe het er voorstaat met de organisatie, een vestiging of afdeling. Strategische informatie zoals omzet of kosten, winst en verlies of de debiteuren- of crediteurenstand is direct beschikbaar. Als je meer wilt weten, kun je gewoon inzoomen op de details die je wilt zien. En ben je nieuwsgierig naar een bepaalde selectie? Klik dan door binnen het dashboard of gebruik een filter.

Altijd een realistisch beeld

Zodra je start met Profit kun je dashboards activeren. En wanneer jij de standaarden van AFAS gebruikt, krijg je meteen een compleet inzicht zonder dat je zelf iets hoeft te bouwen. Jij en je collega’s hebben steeds een realistisch beeld van de situatie. En dat is heel handig. 

Maak je gebruik van budgetteringen in Profit in combinatie met de standaard financiële dashboards? Dan ben je in staat om ‘de uitkomst te managen’, in plaats van achteraf bij te sturen.

De kans om op tijd bij te sturen

Wat bedoel ik daarmee? Als je daadwerkelijk probeert om realistisch te budgetteren aan de kosten- en de omzetkant, werk je tijdens het boekjaar toe naar het gebudgetteerde resultaat. Een voorbeeld: het ‘Winst en Verlies dashboard’ geeft je inzicht in de realisatie tot en met vandaag en in het toekomstige budget.

Met deze combinatie wordt een jaarprognose van het resultaat weergegeven. Je ziet direct of het geprognosticeerde resultaat dan strookt met je gebudgetteerde resultaat. Op dat moment heb je eventueel de mogelijkheid om nog op tijd bij te sturen. Naarmate het boekjaar vordert, wordt de jaarprognose steeds realistischer en zal de prognose steeds dichter bij het gebudgetteerde resultaat komen, dit natuurlijk alleen als je op tijd bijgestuurd hebt. 

Praktische tips

AFAS levert standaard meer dan 60 verschillende dashboards. Om zeker te weten dat je hier de maximale meerwaarde uit haalt, geef ik je vijf praktische tips.

Tip 1: Dashboards op een volledig scherm

In dashboards staat heel veel verschillende informatie en dat maakt het soms lastig om alles goed te doorgronden. Zeker als de ruimte op je scherm beperkt is. Dat is heel simpel op te lossen. Klik op de button ‘Volledig scherm’ rechtsboven in je scherm en je weet dat je geen detail meer mist. Je zal merken dat visualisaties daardoor een stuk duidelijker worden!

Tip 2: Help bij dashboards

Op elk werkblad van onze dashboards vind je rechts bovenin het scherm ook een Help-icoon. Als je daarop klikt, kom je direct op de juiste helppagina met informatie over alles wat je op het dashboard ziet. Waar kan je deze visualisatie voor gebruiken? Of hoe maak je gebruik van de juiste filters? We werken momenteel hard aan de optimalisatie van onze dashboards, inclusief een uitgebreide beschrijving in Help. Het streven is om de Help-functie tot op formuleniveau te beschrijven.

Tip 3: Zoeken in een dashboard (Ctrl + F)

Met de toetscombinatie Ctrl + F activeer je de zoekbalk. Als je een term intikt die in meerdere velden voorkomt, kun je vervolgens snel doorklikken en wordt het dashboard automatisch gefilterd.

Tip 4: Selectietool gebruiken

Je kan in elk dashboard de Selectietool gebruiken. Ook de knop Selecties vind je rechts bovenin het dashboard. Hier zie je direct welke filters of selecties je gebruikt. Je kan ook op veldnamen zoeken. Als het veld getoond wordt, kun je hierop filteren.

Tip 5: Filters opslaan

Tot slot kun je in elk dashboard filters opslaan. Nadat je gefilterd hebt, kan je via deze knop het filter opslaan en eventueel aangeven of het filter ook actief moet zijn bij het starten van het dashboard.

Heb je nog vragen?

En als je toch nog vragen hebt of er niet goed uitkomt help ik je natuurlijk graag door een mail te sturen naar wilfred.kruijsbergen@afas.nl.