Het coronavirus en tijdelijke werkloosheid: zo zit het en dit kun je er mee in AFAS

Werkgevers die verplicht de deuren moeten sluiten kunnen beroep doen op tijdelijke werkloosheid wegens overmacht. Dat wil je natuurlijk goed via Profit kunnen regelen en in dit artikel beschrijven we de inrichting die je dan het beste hanteert voor de Sociale Secretariaten Acerta, GroupS en SD Worx. Zit jij zelf nog met veel vragen over hoe nu verder, dan verwijzen we je graag door naar de FAQ van jouw Sociaal Secretariaat via onderstaande knoppen. Hoe richt je dit nu in en hoe kan de software je daarbij helpen? Dat leggen we je hier graag verder in uit.

 

 Op deze pagina vind je een antwoord op de informatie de voorhanden is vanuit Acerta, GroupS en SDWorx en geven we je graag ook wat extra tips mee van hoe je optimaal kan communiceren en automatiseren.

Hoe richt je dit nu in per Sociaal Secretariaat

Welke codes zijn er voor Acerta?

Code 0371 voor Werkloos om economische reden

Code 0471 voor werkloosheid ingevolge van overmacht

Code 4713 voor werkloosheid ingevolge Corona  

Code 0474 voor Technisch werkloos

Code 4714 voor Werkloosheid Quarantaine COV19

Code 4715 voor Werkloosh. kinderopvang COV19

 

Welke codes zijn er voor GroupS

Code EU voor Economisch werkloos

Code HK voor Werkloosheid ingevolge van overmacht

Code TU voor Technische werkloosheid

Code TUG voor Technische werkloosheid GWL

 

Welke codes zijn er voor SDWorx


Bespreek met je dossierbeheerder welke codes moeten doorgegeven worden in de kalenders.

 

1. Toevoegen urensoort (HRM licentie)

Ga naar HRM/Payroll/inrichting/urensoort/nieuw

Vul de code en omschrijving in van jouw secretariaat in/uurtype verlof/

Vervolgens volgende en nadien voltooien.

 

2. Toevoegen type verlof

Ga naar HRM/beheer/inrichting/type verlof/nieuw.

Vul de code in van jouw sociaal secretariaat/type verlof is de omschrijving van jouw sociaal secretariaat/

Hier kan je eventueel een prioriteit toekennen aan het type verlof.

 

1. Toevoegen urensoort (ERP licentie)

Ga naar projecten/project/urensoort/nieuw

Vul de code en omschrijving in van jouw secretariaat in/uurtype verlof/

Vervolgens volgende en nadien voltooien.

 

3. Toevoegen verlofsoort

Begindatum is 01/01/2020

Ga naar HRM/Organisatie/CAO

Ga naar het tablad arbeidsvoorwaarde/open de eigenschappen en ga naar het tablad verlof

Klik op nieuw en vul de begindatum (01-01-2020) in/selecteer het type verlof/ selecteer het basis verloftype (verlof) en klik op volgende.

Vink 'verlofsaldo bijhouden' uit en klik op volgende.

Indien je een verlofboeking integreert in de nacalculatie, vink dan 'verlofboekingen integreren in nacalculatie' aan en vul de nodige uur-, werksoort en project aan.

Vul het veld code sociaal secretariaat aan met de aangemaakte urensoort. Klik op volgende en nadien voltooien.

 

4. Acerta Looncomponent 3709 - Werkloosheidsvergoeding Corona


Naast de kalendercodes kan er ook een looncomponent gekozen worden om een werkloosheidsvergoeding omtrent Corona vast te leggen. Deze looncomponent kan op 2 manieren gebruikt worden;

1. Bedrag per maand: Je geeft het totale bedrag per maand door. Via deze pagina  kan je de stappen volgen om de template 'looncomponent Acerta-Bedrag' te kopiëren.

Eens deze is aangemaakt, kan je deze vastleggen als looncomponent (meerdere maanden op basis van begin- en einddatum) of als loonmutatie (maandelijks).

2. Bedrag per dag: Je geeft het dagbedrag van de vergoeding door. Daarnaast zal je ook het aantal dagen waarvoor deze vergoeding geldt moeten doorgeven in de vorm van eenheden. Het aantal dagen kan ook door Acerta bepaald worden in de vorm van de kalenderdagen. Dit vergt evenwel klantspecifieke programmatie en moet overlegd worden met de dossierbeheerder.

Via deze pagina kan je de stappen volgen om de template 'looncomponent Acerta- Eenheden/eenheidsbedrag' te kopiëren. 

Eens deze is aangemaakt, kan je deze vastleggen als looncomponent (meerdere maanden op basis van begin- en einddatum) of als loonmutatie (maandelijks).

 

Na de inrichting, hoe zorg je voor een correcte registratie? 

1. Acerta

Enkel werkloosheid:
Maak een verlofboeking aan voor deze medewerker, met de begindatum van de werkloosheid en de aangemaakte verlofsoort.
Gaat het om een individuele boeking kan je deze invoeren via HRM/Medewerker/Medewerker > Open de medewerker > Verlof/Nieuw.
Indien het om een collectieve verlofboeking zou gaan kan je deze via HRM/Aan- en afwezigheden /Collectieve verlofboeking ingeven.

Werkloosheid in combinatie met verzuim:
Maak een nieuwe roosterregel aan voor deze medewerker, met beginddatum van de werkloosheid.
Open via HRM/Medewerker/Medewerker de eigenschappen van de medewerker, ga naar het tabblad Rooster (of Schema) en klik op Nieuw.

Vink 'Wisselend arbeidspatroon' aan, gevolgd door het veld 'Wisselend arbeidspatroon met werkrooster' > Volgende.
Klik de knop nieuw aan naast het veld roostercyclus om een nieuw werkrooster aan te maken voor deze medewerker.
Selecteer het aantal weken > F5.
Geef de roostercyclus eventueel een unieke omschrijving en vul de week op met de juiste dag, begin- en einduur.
Vul per dag de aangemaakte uursoort in > Voltooien.

Het verzuim leg/blijf je vastleggen in de verzuimmodule.

 

 

2. GroupS

Enkel werkloosheid:
Maak een verlofboeking aan voor deze medewerker, met de begindatum van de werkloosheid en de aangemaakte verlofsoort.
Gaat het om een individuele boeking kan je deze invoeren via HRM/Medewerker/Medewerker > Open de medewerker > Verlof/Nieuw.
Indien het om een collectieve verlofboeking zou gaan kan je deze via HRM/Aan- en afwezigheden/ Collectieve verlofboeking ingeven.

Werkloosheid in combinatie met verzuim:
Beide zaken moeten in de vooruitzichten komen te staan en dus in verlof of verzuim binnen Profit geregistreerd worden. Overleg met je dossierbeheerder welke code je in deze specifieke situatie moet vastleggen.

Indien je met de info van GroupS niet helemaal zeker bent hoe het correct te registreren, kan je Support contacteren

 

3. SDWorx

Enkel werkloosheid:
Maak een verlofboeking aan voor deze medewerker, met de begindatum van de werkloosheid en de aangemaakte verlofsoort.
Gaat het om een individuele boeking kan je deze invoeren via HRM/Medewerker/Medewerker > Open de medewerker > Verlof/Nieuw.
Indien het om een collectieve verlofboeking zou gaan kan je deze via HRM/Aan- en afwezigheden/Collectieve verlofboeking ingeven.

Werkloosheid in combinatie met verzuim:
Er mag maar 1 afwezigheidscode doorkomen per dag in de kalenders. Overleg met je dossierbeheerder welke code je in deze specifieke situatie moet vastleggen.
Indien je met de info van SDWorx niet helemaal zeker bent hoe het correct te registreren, kan je Support contacteren.

 

 

Werkloosheid, verlofdagen en de salarisverwerking (Acerta)

 

Enkele Scenario's

Feestdag 1 mei is terug toegevoegd aan de feestdagentabel.
Hierdoor moeten ze geen extra verloftype aanmaken.Verlofregel bij de medewerker op 01-05-2020 is verwijderd (komt nu weer uit feestdagentabel)

 

1.       Werknemer werkt met standaard rooster en heeft coronaverlof kleiner dan 14 dagen voor de feestdag – wel recht op feestdag

Verlofboeking Coronaverlof van bijvoorbeeld 27-04-2020 tot 04-05-2020
Feestdagenverlof via de feestdagentabel op 01-05-2020
Acerta laat in dit geval de feestdag staan


 

2.       Werknemer werkt met standaard rooster en heeft coronaverlof groter of gelijk aan 14 dagen voor de feestdag – geen recht op feestdag

Verlofboeking Coronaverlof van bijvoorbeeld 17-04-2020 tot 04-05-2020
Feestdagenverlof via de feestdagentabel op 01-05-2020
Acerta zet de feestdag om naar werkloosheid


 

3.       Werknemer met tijdskrediet op woensdag en heeft coronaverlof kleiner dan 14 dagen voor de feestdag – wel recht op feestdag

Verlofboeking Coronaverlof van bijvoorbeeld 28-04-2020 tot 06-05-2020
Feestdagenverlof via de feestdagentabel op 01-05-2020
Acerta laat in dit geval de feestdag staan





     

4.       Werknemer met tijdskrediet op woensdag heeft coronaverlof groter of gelijk aan 14 dagen voor de feestdag – geen recht op feestdag

Verlofboeking Coronaverlof van bijvoorbeeld 13-04-2020 tot 05-05-202
Feestdagenverlof op 01-05-2020 via de feestdagentabel
Acerta zet de feestdag om naar werkloosheid

 

5.       Werknemer met standaard rooster en heeft coronaverlof groter dan 14 dagen voor de feestdag – geen recht op feestdag


Verlofboeking Coronaverlof van bijvoorbeeld 14-04-2020 tot 05-05-202
Feestdagenverlof op 01-05-2020 via de feestdagentabel
Corona ondergecodeerd via roosterafwijking in het weekend met nul uren
Acerta zet de feestdag om naar werkloosheid

 

 

De vraag en antwoorden van jouw Sociaal Secretariaat

1. FAQ Acerta

Herbekijk het webinar, download uitzonderlijk gratis de nodige documenten en lees vooral de veelgestelde vragen.

 

1. FAQ GroupS

Een longpage die ook nog extra informatie geeft van hoe om te gaan met mogelijkse infecties. Klanten van groupS kunnen de modeldocumenten opvragen.

 

1. FAQ SDWorx

Een pagina opgedeeld in 7 heldere blokken; verplichte sluiting, werkorganisatie, zelfstandigen, jouw business, uitbetalen van loon, internationale tewerkstelling, preventie  

 

Hulp nodig bij deze inrichting in AFAS?

Ook in deze tijd staat servicemanagement voor je klaar

 
 

 

Extra tips voor het gebruik van de software van AFAS

Om de impact van het coronavirus inzichtelijk te krijgen in de software van AFAS hebben wij de volgende tips voor je:

  • Communicatie is van enorm belang. Maak daarom een InSite pagina op je home waar medewerkers alle nodige HR informatie kunnen vinden. Organiseer je ook geregeld een streaming vanuit de directie waar je een stand van zaken geeft? Zet deze dan uiteraard ook deze "corona pagina". 
  •  Gebruik InSite of de berichten functionaliteit van de AFAS Pocket app om medewerkers goed op de hoogte te houden middels berichtgeving.
  • Richt een workflow in waarmee medewerkers kunnen aangeven dat zij informatie of hulp nodig hebben.
  • Hier een voorbeeld van hoe wij het doen:

 

 

 

Hoe richt je dit nu zelf allemaal in?

Een opleiding Sitebeheer en workflows die kan je online volgen en ook het webinar rond Styling is nu extra handig!

 

of